Archive for the Category »Know.Management «
Penerapan knowledge management dalam e-learning:
1. Identifikasi dan Analisa
Tahapan awal dari kegiatan ini adalah kita perlu mengetahui dimana posisi organisasi atau organisasi saat ini dalam pengelolaan pengetahuan. Hal ini perlu dilakukan karena pengetahuan organisasi spesifik dan berbeda-beda untuk setiap organisasi. Pertama yang perlu dilakukan adalah identifikasi pengetahuan yang ada, baik tacit maupun eksplisit dimana pengetahuan tersebut tersimpan dan bagaimana peranan pengetahuan tersebut dalam kegiatan organisasi. Hasilnya adalah sebuah peta pengetahuan yang ada dalam organisasi. Selanjutnya melihat proses-proses, budaya dan kebiasaan yang terkait dengan pengelolaan pengetahuan dalam organisasi, misalnya training, pendidikan dan latihan, tanya jawab, budaya diskusi/debat, dsb. Kemudian melihat aktor pelaku atau bagian organisasi yang berkaitan dengan proses pengelolaan pengetahuan tersebut (bagian diklat, bagian IT, kelompok ahli, pustakawan dll). Perlu juga diketahui bagaimana karyawan dalam organisasi mendapatkan pengetahuan. Tahap selanjutnya adalah indentifikasi infrastruktur yang ada, kita perlu melihat infrastruktur apa yang telah ada, misalnya perpustakaan, intranet, media komunikasi internal, email, forum diskusi, digital library dan lain-lain. Infrastruktur ini akan digunakan untuk membangun sistem knowledge management dalam organisasi. Dari informasi-informasi tersebut akan diperoleh gambaran mengenai proses pengelolaan pengetahuan yang ada saat ini, dan infrastruktur apa yang bisa digunakan untuk membangun manajemen pengetahuan.
2. Perancangan, Penerapan, Sosialisasi, dan Evaluasi
Tahap berikut setelah dilakukan identifikasi dan analisa adalah perancangan manajemen pengetahuan dalam organisasi. Beberapa pedoman yang bisa digunakan adalah:
- Penerapan teknologi, pada tahap awal gunakan teknologi yang tepat dan sederhana dan yang telah ada. Kemudian dapat dikembangkan lebih lanjut.
- Pendekatan top-down, dengan kebijakan, anjuran dan bottom-up dengan menggerakan karyawan melalui perubahan budaya.
- Dorong terciptanya Community of Practice.
- Bangun fasilitas untuk berbagi pengetahuan (formal maupun informal)
- Sosialisasi infrastruktur untuk dapat dimanfaatkan oleh seluruh karyawan.
- Evaluasi keberhasilan penerapan, misalnya dengan pengukuran kinerja.
3. Tipe Kegiatan Knowledge Management
Kegiatan knowledge management dapat diklasifikasikan dalam beberapa tipe yaitu:
- Mengumpulkan dan menggunakan ulang pengetahuan terstruktur. Pengetahuan sering tersimpan dalam beberapa bagian dari output yang dihasilkan organisasi, seperti disain produk, proposal dan laporan kegiatan, prosedur-prosedur yang sudah dimplementasikan dan terdokumentasikan dan kode-kode software yang semuanya dapat dipergunakan ulang untuk mengurangi waktu dan sumber yang diperlukan untuk membuatnya kembali.
- Mengumpulkan dan berbagi pelajaran yang sudah dipelajari (lessons learned) dari praktek-praktek. Tipe kegiatan ini mengumpulkan pengetahuan yang berasal dari pengalaman, yang harus diinterpretasikan dan diadopsi oleh user dalam konteks yang baru.
- Mengidentifikasi sumber dan jaringan kepakaran. Kegiatan ini bermaksud untuk menjadikan kepakaran lebih mudah terlihat dan mudah diakses bagi setiap karyawan. Dalam hal ini adalah untuk membuat fasilitas koneksi antara orang yang mengetahui pengetahuan dan orang yang membutuhkan pengetahuan.
- Membuat struktur dan memetakan pengetahuan yang diperlukan untuk meningkatkan performansi. Kegiatan ini memberikan pengaruh seperti pada proses pengembangan produk baru atau disain ulang proses bisnis dengam menjadikan lebih eksplisit atau terbuka dari pengetahuan yang diperlukan pada tahap-tahap tertentu.
- Mengukur dan mengelola nilai ekonomis dari pengetahuan. Banyak organisasi mempunyai aset intelektual yang terstuktur, seperti hak paten, copyright, software licenses dan database pelanggan. Dengan mengetahui semua aset-aset ini memungkinkan organisasi untuk membuat revenue dan biaya untuk organisasi.
- Menyusun dan menyebarkan pengetahuan dari sumber-sumber eksternal. Perubahan lingkungan bisnis yang cepat dan tidak menentu telah meningkatkan kepentingan dan kesungguhan pada business intelligence system. Dalam kegiatan ini organisasi berusaha mengumpulkan semua laporan dari luar yang berhubungan dengan bisnis. Dalam kegiatan ini diperlukan editor dan analis untuk menyusun dan memberikan konteks terhadap informasi-informasi yang diperoleh tersebut.
4. Tujuan Penerapan Knowledge Management dalam e-learning
Perangkat lunak e-learning yang dikembangkan saat ini lebih terfokus pada satu proses knowledge management yang saling terpisah, sehingga tujuan dari proses pembelajaran untuk mencapai sasaran-sasaran yang lebih tinggi untuk pengajar, pelajar atau lembaga tidak dapat mencapainya dengan baik. Pelatihan menyediakan 4 media yang berbeda pada e-learning, antara lain:
1) User Guides – Versi baru pada setiap perlengkapan tersedia atau terjadi perubahan. Pengguna menerima email dalam knowledge management menganggap perubahan dan upgrade untuk mendownload versi terakhir pada guidelines
2) FAQ – Dokumen FAQ diciptakan berdasarkan pertanyaan yang diterima dari user dan mengirimkan kepada advisor dan refleksi kebutuhan dan feedback user
3) Computer Based Training – dikembangkan oleh tim knowledge management dan disimpan pada sistem management learning pada komunitas management pada pelatihan yang tersedia untuk semua orang dan dapat didownlod dimanapun
4) Digital Library – Ketika perlengkapan kurikulum mendukung fungsi kelas, perlengkapan digital library fokus pada penempatan sumber daya. Setiap fungsi mendukung fase ekplorasi dan koleksi pada pencarian informasi. Perlengkapan digital library membantu user menemukan informasi yang benar. Fitur digital library meliputi search, browsing dan discovering special collections atau exhibit. Search dan browsing digunakan untuk mengalokasikan sumber daya dan mengeksplore topic yang berelasi. Koleksi-koleksi yang special atau berisi material organisasi yang merepresentasikan sebuah ciri khusus untuk menarik user
5) Discussion forum – memotivasi pengguna untuk mendiskusikannya secara lebih spesifik dan terstruktur setelah mendapatkan topic yang menarik bagi anggota user. Dengan discussion forum maka penciptaan pengetahuan secara semi terstruktur.
Dengan menggunakan knowledge management, dalam e-learning dimungkinkan terjadinya suatu pengetahuan baru karena terjadinya forum atau linkage antara pimpinan, pejabat fungsional, karyawan, pemakai, lembaga swasta atau industri dan seterusnya sehingga terjadi proses sosialisasi dari tacit ke tacit. Selain itu juga terjadi proses articulation yaitu konversi dari tacit ke explicit, serta proses internalization yaitu konversi dari explicit ke tacit. Knowledge management membangun repository pembelajaran secara terpusat.
5. Strategi Untuk Mengelola Pengetahuan
Dalam praktek knowledge management di lapangan terdapat dua buah strategi knowledge management yang sangat berbeda. Kedua strategi tersebut adalah :
1. Strategi Kodifikasi
Pada strategi kodifikasi, pengetahuan dikodifikasi, didokumentasikan dengan baik, dan disimpan ke dalam database sehingga dapat diakses dan digunakan berulang-ulang oleh siapapun dalam organisasi tersebut. Komputer membantu komunikasi antara individu-kedokumen. Untuk itu diperlukan sebuah sistem yang mirip dengan perpustakaan tradisional, yang menyimpan dokumen elektronik dengan fasilitas search engine yang bagus. Strategi ini biasanya dipakai oleh organisasi yang menjual produk yang standard dan umum
2. Strategi Personalia
Strategi Personalia, pengetahuan disebarkan melalui kontak individu-ke-individu. Fungsi utama komputer hanyalah untuk membantu mereka berkomunikasi seperti melalui email, chatting, video conferensi, lalu meeting. Untuk itu diperlukan sebuah sistem pencarian data keahlian (expertise directory) sehingga setiap individu bisa menghubungi individu lainnya dengan informasi kontak yang disediakan. Strategi ini biasanya dipakai oleh organisasi yang memberikan solusi sangat costumized kepada setiap permasalahan yang unik. Sebuah organisasi tidak bisa menggunakan kedua strategi sekaligus dengan proporsi yang sama juga tidak bisa hanya menggunakan salah satu strategi saja. Strategi yang tidak sesuai dengan budaya dan kehidupan bisnis organisasi juga akan menghasilkan kegagalan bisnis organisasi juga akan menghasilkan kegagalan besar dalam menerapkan knowledge management
Pendahuluan
Pada era informasi memunculkan karakteristik masyarakat informasi dimana keberadaan informasi menjadi sangat penting dan menjadi salah satu kebutuhan pokok bagi setiap orang. Bagi masyarakat informasi banyak aspek kehidupan sangat bergantung kepada informasi. Tanpa informasi, kehidupan masyarakat informasi tidak akan berjalan sesuai dengan yang diharapkan, dan didalam melakukan setiap kegiatannya, masyarakat informasi akan selalu membutuhkan informasi dan semakin menuntut informasi yang cepat, aktual, akurat, dan relevan. Informasi tersebut senantiasa mengisi segala aspek kehidupan, mulai dari lingkup individu, keluarga, sosial, hingga lingkup kelompok dan organisasi. Begitu pula bagi suatu organisasi, apapun jenis organisasinya, informasi merupakan salah satu jenis sumber daya yang paling utama. Karena informasi, orang-orang di dalam suatu organisasi memutuskan untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu, sehingga informasi menjadi penuntun bagi siapapun saat melakukan aktivitas keorganisasian. Dari sinilah kemudian muncul apa yang dinamakan pengetahuan.
Pengetahuan dari organisasi dapat menjadikan organisasi tersebut memahami tujuan keberadaannya. Diantara tujuan yang terpenting adalah bagaimana organisasi memahami cara mencapai tujuannya. Organisasi-organisasi yang sukses, adalah organisasi yang secara konsisten menciptakan pengetahuan baru dan menyebarkannya secara menyeluruh didalam organisasinya, dan secara cepat mengadaptasinya kedalam teknologi dan produk serta layanan mereka. Melihat perannya yang begitu penting bagi suatu organisasi, maka semua pengetahuan yang dimiliki oleh suatu organisasi harus dikelola dengan baik, sehingga pengetahuan tersebut dapat berperan optimal untuk organisasinya. Bentuk dan kemampuan organisasi dalam mengelola pengetahuan sangat mempengaruhi kualitas pengetahuan yang dihasilkan dan juga akan mempengaruhi kualitas hubungan atau integrasi di antara komponen-komponennya.
Sehubungan dengan paparan tersebut, akhir – akhir ini banyak organisasi yang telah menjadikan knowledge management sebagai salah satu strategi untuk menciptakan nilai, meningkatkan efektivitas dan produktifitas organisasi, serta keunggulan kompetitif organisasi. Mereka mulai menerapkan manajemen pengetahuan dalam rangka peningkatan kinerja usaha dan daya tahan organisasi mereka. Dalam lingkungan yang sangat cepat berubah, pengetahuan akan mengalami keusangan oleh sebab itu perlu terus menerus diperbarui melalui proses pembelajaran.
Manfaat Knowledge management yang dapat membantu untuk menjadi sumber inspirasi awal bagi perusahaan yaitu:
- Meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan
- Meningkatkan respons terhadap pelanggan
- Meningkatkan efisiensi cara kerja dan proses
- Meningkatkan kemampuan dalam berinovasi
- Meningkatkan jumlah produk atau jasa
Dari sinilah inovasi dapat terus dilakukan. Inovasi tidak lagi hanya tanggungjawab bagian penelitian dan pengembangan, melainkan semua orang/kelompok dalam organisasi. Selanjutnya, orientasi dan respons terhadap pelanggan tidak lagi hanya menjadi tanggungjawab pemasaran dan customer service, namun menjadi nafas seluruh organisasi. Efisiensi cara kerja dan proses yang selalu dievaluasi akan membuat organisasi dapat bekerja cerdas dalam memanfaatkan sumber daya yang ada dari waktu ke waktu. Tidak adanya media dan forum komunikasi di semua lini yang transparan membuat evaluasi cara kerja dalam organisasi jarang dibahs secara khusus. Karena, semua orang hanyut dalam kesibukan rutin.
Semua manfaat knowledge management dapat dipetik, karena adanya kemudahan mengakses informasi yang dibentuk oleh berbagai dokumentasi pengalaman terdahulu. Akses informasi yang cepat dan mudah, tidak selalu bertumpu pada dokumentasi yang terismpan dalam computer, namun karena adanya budaya organisasi untuk melakukan knowledge-sharing melalui media dan forum yang bersifat formal maupun informal
Muara dari semua teknik Knowledge management bagi kebutuhan bisnis yakni bagaimana perusahaan dapat tetap melayani kebutuhan pelanggan dengan melakukan beberapa hal berikut:
- Menangkap informasi
- Meningkatkan keluwesan dan adaptasi perusahaan
- Beroperasi dengan fixed assets dan overhead
- Sumber daya manusia, persediaan dan fasilitas yang optimal
- Menciptakan, berbagi knowledge dan terus belajar
- Memberdayakan karyawan
- Melakukan inovasi
- Memperpendek waktu produksi
- Menghasilkan produk yang bermutu
- Mempercepat pelayanan
Pelayanan kebutuhan pelanggan mustahil dapat dilakukan, apabila perusahaan tidak terus menerus memfokuskan diri, dalam memperbarui dan meningkatkan knowledge management karyawan maupun tim dalam pekerjaaannya
1. Menciptakan harapan bahwa setiap orang bertanggungjawab untuk mengumpulkan dan membagi pengetahuan
Dalam organisasi belajar, setiap orang harus didorong untuk menggunakan kemampuan mereka untuk mengumpulkan data. Semua pegawai harus menyadari pengetahuan apa yang mungkin berguna bagi organisasinya sehingga mereka dapat menyerapnya. Pengetahuan ini dapat diperoleh melalui jalur formal seperti konferensi, melalui internet, atau dalam sebuah koran dan jurnal begitu juga melalui jalur informal seperti pertemuan-pertemuan, museum-museum dan film-film. Beberapa perusahaan mendorong dan memberi penghargaan bagi karyawan yang melakukan penelitian, menyadari bahwa melalui pemikiran yang dalam dapat meningkatkan kekuatan belajar secara signifikan. Sebuah organisasi belajar bahkan mendorong pegawainya untuk menggunakan bagian dari waktu liburan mereka untuk belajar.
2. Menyerap pengetahuan external yang relevan ke dalam organisasi secara sistematis
Organisasi belajar menghindari sindrom “tidak menemukan sesuatu di disini” dan akan mencari secara sistematik dari luar untuk mengumpulkan informasi yang dapat membantu organisasi. Masukan dari luar ini yaitu misi belajar untuk lebih memahami performa dan kemampuan dari organisasi lain, uji coba untuk mendapatkan praktek-praktek terbaik dalam industri, serta menghadiri konferensikonferensi dan forum. Berdasarkan uji coba terhadap perusahaan-perusahaan sukses di dunia bahwa dua puluh lima persen hal terpenting untuk meningkatkan performa perusahaan yaitu kualitas total, komitmen manusia, inovasi dan pertumbuhan serta kepuasan pelanggan.
3. Mengorganisasikan event-event belajar ke dalam organisasi untuk menyerap dan membagi pengetahuan
Organisasi belajar telah mengembangkan beberapa strategi untuk mendorong anggota organisasi berbagi dalam belajar. Strategi-strategi lain yaitu:
A. Strategi review, yaitu memeriksa perubahan lingkungan persaingan
dan portofolio produk-produk perusahaan, teknologi serta posisi pasar.
B. Mengaudit sistem, yaitu memeriksa kebenaran jumlah, proses-proses persilangan fungsi dan sistem pengiriman.
C. Laporan uji coba internal yaitu mengidentifikasi dan membandingkan kegiatan-kegiatan terbaik di kelas dalam organisasi.
D. Jambore dan simposium, yaitu mempertemukan antara pelanggan, pemasok, ahli-ahli dari luar atau dari dalam untuk membagi ide dan belajar satu sama lain.
4. Mengembangkan cara-cara kreatif dan generatif dalam berpikir
dan belajar
Albert Einstein mengemukakan bahwa “imajinasi lebih penting daripada informasi”. Meningkatkan pengetahuan perusahaan dengan belajar dari oranglain hanya akan memberi peningkatan secara kuantitatif. Bagaimanapun, menciptakan pemikiran dan pengetahuan baru, baru dapat dikatakan suatu peningkatan belajar. Berikut merupakan aktivitas-aktivitas yang dapat menigkatkan pembelajaran yang generatif dan kreatif dalam organisasi:
A. Dengan hati-hati mengadakan eksperimen skala kecil dan mengharapkan umpan balik untuk meningkatkan proses belajar dan mendapatkan peningkatan yang berlanjut
B. Pemberian penghargaan pada usaha-usaha yang imajinatif dan berbahaya
C. Mengadakan workshop tentang kreatifitas dan penggunaan otak kanan
D. Mendorong munculnya beragam ide untuk mendapatkan satu ide yang terbaik
5. Dorongan dan penghargaan, Inovasi dan penemuan
“Perusahaan akan mati jika mereka tidak dapat menciptakan produk-produk dan pelayanan baru secara berlanjut,”seperti yang dikemukakan oleh Alvin Toffler pengarang buku Powershift. Untuk bertahan pada pasar global, organisasi harus selalu menciptakan cara-cara baru dalam memproduksi produk-produk dan pelayanan yang lebih baik. Penemuan dan inovasi akan terdesak bila tidak ada lagi pasar yang aman. Organisasi belajar menekankan pentingnya pemberian kritik pada pembelajaran generatif dalam organisasi belajar, dan dorongan untuk melakukan eksperimen dan refleksi.
6. Melatih staff dalam menyimpan dan mendapatkan kembali pengetahuan
Banyak dari kita merupakan orang yang buta komputer. Kita lebih banyak tidak mengerti karena komputer membutuhkan pengetahuan tentang kode-kode untuk mengoperasikannya. Sejak kita tidak sepenuhnya menyadari tentang memori dan sistem nilai dari organisasi, kita tidak tahu data apa untuk menahan sistem pusat informasi. Akhirnya, kita tidak akan menyadari potensi dari pengetahuan dan kita tidak akan menyisihkan waktu menambah pengetahuan untuk organisasi atau mencari pengetahuan yang dapat berguna dari luar atau dalam perusahaan melalui komputer. Orang dalam organisasi belajar akan menginformasikan pengetahuan yang dibutuhkan untuk perusahaan, melalui sistem memori untuk menyimpan pengetahuannya. Mereka akan belajar bagaimana berhubungan dengan pusat pengetahuan dan bagaimana cara untuk mengakses data-data penting dari seluruh dunia.
7. Mendorong pencampuran tim dan perputaran pekerjaan untuk memaksimalkan transfer pengetahuan dalam suatu ruang lingkup
Satu dari cara paling efektif untuk mentransfer pengetahuan dalam organisasi adalah dengan mentransfer individu atau tim yang memiliki pengetahuan itu, baik itu pengetahuan secara teknik, interpersonal maupun manajerial. Transfer pengetahuan melalui orang sangat baik kaena orang yang membawa pengetahuan tersebut dapat menjamin bahwa pengetahuannya telah dikirimkan. Manfaat lain dari pencampuran tim dan perputaran pekerjaan yaitu memberi kesegaran secara pendekatan dan persepsi karena orang baru yang dimasukkan ke dalam situasi tersebut. Orang baru tersebut dapat member inspirasi untuk memecahkan suatu masalah.
8. Mengembangkan pengetahuan berdasarkan nilai dan kebutuhan belajar organisasi
Tidak sedikit informasi dibuat berbentuk kode dan disimpan dengan cara tertentu sehingga hanya dapat diakses oleh individu atau organisasi, melalui kode tertentu. Untuk dapat menentukan data apa yangdapat digunakan, organisasi harus memutuskan data mana yang berharga dan kemudian dikodekan berdasarkan kebutuhan pembelajaran sesuai dengan operasi organisasional. Pengetahuan yang disimpan harus lebih mudah diakses oleh orang yang berwenang. Pengetahuan ini harus terstruktur dan diorganisir dengan baik sehingga pengguna dapat menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat. Tentunya pengetahuan yang disimpan harus dapat diperbarui sehingga pengetahuan tersebut selalu akurat dan valid. Menyimpan pengetahuan bukan hanya dikategorikan berdasarkan tipenya saja, melainkan berdasarkan kebutuhan belajar staf, tujuan organisasi untuk kelanjutan peningkatan, dan keahlian pengguna.
9. Menciptakan mekanisme untuk mengumpulkan dan menyimpan pelajaran
Organisasi belajar memahami bahwa pembelajaran dapat dilalui melalui metode yang berkenaan dengan hukuman dan metode yang positif. Berikut merupakan beberapa strategi terbaik yang digunakan dalam manajeman pengetahuan perusahaan:
A. Director dari manajemen pengetahuan ditentukan sebagai orang yang mengkoordinir usaha-usaha perusahaan dalam menciptakan dan mengumpulkan pengatahuan.
B. Mentransfer pengetahuan bukan hanya merupakan tanggung jawab sang ahli namun juga merupakan bagian dari pekerjaan setiap orang.
C. Pengembangan pengetahuan termasuk dalam proses evaluasi personil.
D. Seorang karyawan tidak akan mendapatkan kode sebelum dia berhasil mempersiapkan dua halaman kesimpulan mengenai hal apa yang telah dia pelajari dari proyek yang telah dia kerjakan.
E. Setiap tiga bulan, setiap manajer proyek menerima hasil cetakan dari apa yang dia masukkan kedalam Sistem Informasi Praktek.
F. Sistem informasi online yang disebut Jaringan Pengembangan Praktek yang diperbarui setiap minggu dan saat ini telah mencapai 6000 dokumen.
10.Mentransfer pelajaran di kelas ke dalam pekerjaan
Menurut pendapat Mary Broad dan John Newstrom dalam teori Transfer af Training, kurang dari 10% pelajaran yang disampaikan dalam kelas dapat Digunakan dalam pekerjaan. Persentase ini dapat meningkat secara signifikan dengan mengimplementasikan strategi yang berhati-hati dalam mentransfer pelajaran dengan memasukkan langkah-langkah spesifik di mana manajer, peserta, dan trainer lakukan sebelum kursus (petunjuk mengenai harapan apa yang dimiliki dengan mengikuti kursus ini dan bagaimana persiapan sebelumnya), selama kursus (kemampuan dan alat-alat apa yang dilatih), dan setelah kursus (aktivitas-aktivitas berikutnya).
1. Knowledge management mendukung proses inti aktivitas software engineering .
Dalam hal ini, knowledge management bertindak sebagai pendukung kegiatan inti (core task ), yaitu pengembangan software. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam pengembangan software , tidak lepas dari dokumentasi dan bahkan hampir semua hasil kerjanya adalah dokumen, baik berupa code , manual, dokumen bantuan, atau yang lain. Karena itu, aktivitas yang selalu dilakukan adalah pembuatan dokumen, penyuntingan, koreksi dan aplikasi dokumen tersebut. Untuk mengatur dokumen tersebut, diperlukan sebuah tool yang dikenal dengan document management . Tool ini digunakan sebagai fondasi dasar knowledge management dalam software engineering . Kebanyakan organisasi yang melakukan software engineering mempunyai beberapa lokasi workshop (software house ) yang terletak pada lokasi yang berbeda. Oleh karena itu, pasti terjadi proses distribusi dokumen yang telah dibuat di masing-masing workshop . Proses distribusi informasi tersebut juga memerlukan penanganan khusus yang dikenal dengan istilah manajemen informasi, yang dapat dilakukan dengan berbagai tool seperti email, kalender, groupware dan lain-lain.
2. Manajemen dan distribusi dokumen.
Knowledge management mendukung proses dokumentasi yang biasanya dilakukan menggunakan aplikasi document management. Makanya, dokumen dapat dengan mudah dirunut mengacu pada versinya. Selain itu, beberapa aplikasi document management juga dapat memberikan versi secara otomatis atau memungkinkan sebuah dokumen disunting secara simultan. Dalam software engineering yang melibatkan tim yang cukup besar, mungkin diperlukan juga mekanisme workflow untuk beberapa proses di dalamnya, seperti review atau uji coba software .
3. Manajemen kompetensi.
Manajemen kompetensi ini dilakukan untuk tetap menjaga semua aset knowledge tacit sehingga bisa diketahui dan tercatat, “siapa yang mengetahui apa”. Pada software house skala kecil, biasanya dengan mudah seseorang dapat mengetahui knowledge yang dimiliki oleh rekannya. Jadi, “siapa yang mengetahui apa” dalam organisasi tersebut dapat dengan mudah diingat. Tetapi, semakin besar organisasi yang berarti juga semakin melibatkan banyak orang, “siapa yang mengetahui apa” semakin sulit dilakukan (not knowing what other people know ). Untuk mengatasinya, diperlukan manajemen kompetensi. Manajemen kompetensi dilakukan untuk membantu menempatkan seseorang yang mempunyai skill yang sesuai dengan proyek yang akan ditangani. Saat ini, manajemen kompetensi digunakan oleh beberapa perusahaan sebagai acuan untuk mengembangkan kompetensi pegawainya.
4. Pendekatan secara perlahan ke arah knowledge management .
Pendekatan perlahan ini dimaksudkan agar dapat melakukan knowledge management dengan lebih baik, bersamaan dengan waktu kerja, tidak mengubah cara bekerja, namun bisa menjadi bagian dari aktivitas harian. Contohnya adalah perubahan pada helpdesk ke seeking help, di mana pada awalnya setiap ada permasalahan selalu langsung diselesaikan oleh helpdesk . Ketika diubah, permasalahan tidak lagi langsung ke helpdesk, tetapi terlebih dulu mencari jawabannya pada dokumen FAQ yang sudah disediakan. Jika jawaban tidak ditemukan, baru kemudian melakukan request ke helpdesk .
5. Daya ingat organisasi (Organizational Memory ).
Belajar dari pengalaman, perlu memori yang kuat untuk mengingatnya kembali. Karena daya ingat individu mustahil mampu mengingat semuanya, maka yang harus dilakukan adalah menjadikannya sebagai explicit knowledge . Dengan demikian, setiap kegiatan dapat tercatat dan dirunut dengan mudah dan cepat. Terdapat minimal tiga bentuk organizational memory , yaitu;
A. Memori terdiri dari kegiatan dokumentasi dan kegiatan lain yang mendukung pengembangan program.
B. Memori terdiri dari entitas yang dikembangkan khusus untuk mendukung daya ingat organisasi
C. Gabungan keduanya.
6. Paket pendukung aplikasi knowledge management.
Paket Knowledge yang mendukung aplikasi knowledge , kebanyakan berupa aplikasi yang digunakan dalam software engineering . Aplikasi knowledge management dalam software engineering biasanya adalah hasil pengalaman dari kegiatan dalam beberapa proyek yang pernah digarap.
7. Tool berbasis knowledge management berdasarkan aktivitas software engineering yang didukungnya:
A. Interactive Domain Understanding Tools
Tool ini bertujuan membantu menyamakan persepsi antara user dengan desainer aplikasi, atau dengan kata lain melakukan transfer knowledge tentang sistem yang akan dibangun dari user ke desainer/developer. Seringkali hal tersebut dianggap remeh, sehingga ketika sebuah aplikasi dideliver , aplikasi tersebut berbeda jauh dari harapan user sehingga harus dilakukan pembongkaran total atau malah dibuang begitu saja. Dengan adanya understanding tools ini, diharapkan akan membantu memahami kondisi user atau aplikasi yang akan dikembangkan.
B. Intelligent Requirements Assistants
Digunakan untuk membantu memperoleh gambaran dan melakukan analisis kebutuhan user atas aplikasi yang sedang dikembangkan dalam bentuk yang formal.
C. Knowledge-based Program Designers
Tool dalam kategori ini digunakan untuk melakukan konversi dari fase requirement ke fase desain, termasuk di dalamnya obyek-obyek yang akan digunakan dalam pengembangan.
D. Knowledge-based Code Generators
Membantu membuat code program dari desain tingkat tinggi (high-level design ) sehingga akan sangat membantu pembuatan program. Code program yang dihasilkan akan sangat bergantung terhadap desain yang dijadikan sebagai input pada saat membuat code -nya.
E. Smart Code Analysis Tools
Untuk melakukan analisa code program, diperlukan kemampuan pemrograman yang cukup tinggi dan pengetahuan tentang manajemen kualitas software. Tool ini akan membantu melakukan analisa, testing dan pengujian kualitas program, dengan membandingkan style program yang diuji dengan style program yang diset sebagai acuan standar yang dianggap mempunyai good structure berdasarkan pengalaman sebelumnya.
F. Documentation Generators
Untuk membantu melakukan dokumentasi semua aktivitas dalam software engineering, seperti spesifikasi dan desain aplikasi. Documentation generator ini membantu mengubah tacit knowledge ke explicit knowledge.
G. Software Maintenance Tools
Tool ini membantu melakukan transfer knowledge dari desainer dan developer ke seseorang yang akan melakukan maintenance aplikasi. Salah satu contohnya adalah dengan membuat code yang konsisten antara aplikasi yang sudah dideliver dan update -nya.
H. Predictive Models and Best Practices
Dalam setiap proyek yang ditanganinya, Project Leader dapat dipastikan akan melakukan berbagai aktivitas seperti memberikan perencanaan dan berbagai keputusan. Selain itu, pengalaman juga dapat berupa situasi-situasi yang pernah dialami, cerita kesuksesan dan kegagalan, serta berbagai masalah yang dihadapi dan solusi yang dilakukan. Apabila pengalaman tersebut terdokumentasi dengan baik, maka akan sangat bermanfaat dalam proyek-proyek selanjutnya, terutama membantu mengambil keputusan dan memprediksi kemungkinan-kemungkinan yang terjadi jika sebuah keputusan telah diambil. Dokumentasi tersebut bisa dalam format teks, indexed cases, semantic networks , matriks, flowchart atau bentuk-bentuk lain yang disesuaikan dengan informasinya.
I. Process Design
Process design yang dimaksud adalah melakukan desain sebuah proses standar dalam pengembangan aplikasi berdasarkan pengalaman yang pernah dialami. Kemudian, proses standar tersebut akan digunakan dalam pengembangan aplikasi yang terus mengalami perbaikan.
8. Tool berbasis knowledge management berdasarkan fase life cycle knowledge yang didukungnya:
A. Knowledge Deployment/Application Tools
Dimaksudkan untuk membagi knowledge dalam sebuah organisasi ke setiap pegawai yang membutuhkan, pada saat proses software engineering dilakukan. Knowledge dalam sebuah organisasi dipisahkan dan didistribusikan sesuai dengan domain dari setiap task dalam software engineering , seperti desain, pengembangan dan dokumentasi.
B. Knowledge Organization Tools
Organization tools digunakan untuk memelihara knowledge , menambahkan hubungan pada setiap item knowledge ke item knowledge lainnya yang digunakan selama pengembangan aplikasi berbasis knowledge , menambahkan meta data dalam knowledge item, dan menggambarkan hubungan antara generalisasi dan spesialisasinya.
C. Knowledge Acquisition Tools
Membantu mentransfer dan mengubah pengalaman dari sumber knowledge yang bersifat tacit ke dalam gambaran knowledge yang explicit sehingga knowledge dapat digunakan secara lebih efektif.
Pelibatan manajemen dapat dipertinggi ketika organisasi memperoleh keuntungan dari peningkatan pengetahuan dalam organisasi. Manajemen pengetahuan (knowledge management) digunakan untuk melakukan eksploitasi dan pengembangan aset pengetahuan organisasi. Pengetahuan yang dikelola dapat bersifat eksplisist, pengetahuan terdokumentasi, dan pengetahuan subjektif. Pengelolaan mencakup semua proses yang terkait dengan identifikasi, sharing, dan penciptaan pengetahuan. Hal ini mensyaratkan suatu sistem untuk memungkinkan penciptaan dan pemeliharaan pengetahuan dan memfasilitasi sharing pengetahuan dan pembelajaran organisasi. Dengan demikian KM dapat didefinisikan sebaga proses penciptaan nilai dari aset organisasi yang intangible. Dengan cara pandang ini, merupakan pencampuran konsep-konsep dari aplikasi bidang artificial intelligence, rekayasa software, rekayasa ulang proses bisnis, perilaku organisasi, dan teknologi informasi. KM berkaitan dengan penciptaan, pengamanan, pengkomniasian, penmanggilan, dan distribusi pengetahuan yang akan memungkinkan secara bijak menggunakan lautan informasi yang dapat mempercepat pencapaian sasaran organisasi.
Ada delapan tahapan untuk pengembangan sistem KM dalam organisasi
1. Identify
Menentukan kompetensi inti, pencarian strategi, dan ranah (domain) pengetahuan yang ada dalam organisasi.
2. Capture
Memformalisasi pengetahuan yang dimiliki saat ini.
3. Select
Meneliti pengetahuan yang relevan, nilai dan keakuratan. Hal ini agar tidak terjadi konflik dalam pengetahuan di organisasi.
4. Store
Merepresentasikan memori korporasi dalam piranti penyimpan pengetahuan dengan berbagai variasi skema pengetahuan.
5. Share
Mendistribusikan pengetahuan secara automatik ke semua pengguna berbasis pada interes dan pekerjaan masing-masing. Berkolaborasi dengan pengetahuan terbaru dalam organisasi melalui team yang bersifat virtual.
6. Apply
Memanggil dan menggunakan pengetahuan dalam pengambilan keputusan, penyelesaian masalah, otomasi ataupun dukungan pekerjaan, bantuan petugas, dan pelatihan.
7. Create
Menemukan pengetahuan baru melalui penelitian, eksperimen, dan berfikir kreatif.
8. Sell
Mengembangkan dan menjual barang ataupun jasa yang berbasis pengetahuan.
1. Mendiagnosis Tingkat Knowledge Perusahaan
Perusahaan diharuskan untuk mengetahui tingkat knowledge atau kecerdasan perusahaan (corporate intelligence) untuk dapat meningkatkan laba, mindshare, kecepatan dalam inovasi dan time to market agar dapat menyingkapi setiap tuntutan perubahan yang akan terjadi
2. Mengadakan Sharing Vision secara periodic
Aktivitas sharing vision adalah menjelaskan dan mendiskusikan visi, misi dan nilai yang dianut organisasi dalam bentuk yang mudah dioperasikan oleh seluruh lapisan organisasi. Untuk menuju perusahaan yang bertumpu pada knowledge, sharing vision mempunyai penekanan membangun dan mengasah kemampuan analisis setiap pesertanya. Oleh kaerna itu data dan informasi kondisi perusahaan yang termutakhir sangat berperan dalam analisi dan keputusan tindakan selanjutnya.
3. Membentuk Organisasi Pembelajar
Jika knowledge merupakan penerapan dari informasi melalui pengalaman yang nyata, maka knowledge adalah kemampuan untuk melakukan tindakan. Belajar merupakan proses meningkatkan kemampuan untuk mengisi “amunisi” untuk bertindak dan menghasilkan sesuatu. Untuk meningkatkan inovasi melalui knowledge, diperlukan budaya organisasi untuk selalu belajar. Organisasi yang selalu belajar akan mempunyai kemampuan untuk menyelesaikan diri dengan perubahan secara lebih cepat. Penyesuaian yang cepat akan membuat perusahaan dapat mempertahankan keberadaannya diantara para pesaing.
4. Membangun Budaya Knowledge-Sharing
Dalam Knowledge Management, knowledge sharing dianggap sebagai proses berbagi pengetahuan dalam organisasi, yang paling menentukan adalah sumber daya manusia dan budaya perusahaan. Yang lainnya adalah sistem informasi dan strategi informasi serta struktur organisasi
5. Mengubah Setiap Knowledge menjadi Tindakan
Budaya organisasi pembelajar telah dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan organisasi namun akan sia-sia jika pengetahuan yang diperoleh tidak diterapkan dalam organisasi. Penerapan knowledge management dapat dilakukan dengan menyelaraskan jumlah kekayaan knowledge dengan kekayaan tindakan yang terfokus bagi pencapaian tujuan dan sasaran-sasaran organisasi
6. Mengukur Efektifitas Knowledge Management
Teknik pengukuran yang dilakukan dalam aktivitas Knowledge Management antara lain melakukan survey untuk mengetahui berapa banyak orang mendapatkan manfaat dari yang diterapkan Knowledge Management; menemukan berbagai contoh persoalan yang terjadi dalam organisasi yang akhirnya dapat dihindari atau diselesaikan dengan Knowledge Management; seberapa mudah orang dapat mengakses informasi yang diperlukan ketika bekerja
7. Melembagakan Knowledge Management
Jika Knowledge Mangement telah diterapkan perusahaan, melembagakan knowledge management baik secara formal maupun informal menjadi suatu kebutuhan. Manfaatnya adalah untuk mengorganisasi seluruh aktivitas Knowledge Management sejak strategi perencanaan, penerapan, hingga pengukuran tingkat efektifitas Knowledge Management
1. Membangun Portal Pengetahuan secara internal (intranet knowledge portal)
Dalam portal yang bisa diakses oleh setiap anggota perusahaan inilah, disusun beragam folder dan menu pengetahuan yang relevan. Isinya bisa menyangkut artikel-artikel tentang manajemen praktis; paper mengenai dinamika industri bisnis yang digeluti; materi-materi pelatihan internal; ataupun juga berupa paper pengalaman dari karyawan perusahaan tersebut dalam mengerjakan sebuah projek tertentu. Idealnya mesti ada satu dedicated person yang bertugas mengidentifikasi, mengkodifikasi dan menata beragam sumber pengetahuan yang relevan (sebutannya adalah “knowledge officer”). Orang ini tentu mesti dibantu oleh tim IT untuk menyiapkan infrastruktur database dan portal intranet tersebut.
2. Mentradisikan semacam pertemuan Knowledge Sharing Session
Sharing session ini bisa dilakukan secara corporate-wide, atau dilakukan per departemen/divisi. Bisa dilakukan dengan mengundang narasumber dari luar atau internal. Materinya bisa berupa pengetahuan manajemen praktis ataupun pengalaman karyawan dalam mengerjakan sebuah tugas/projek. Hasil sharing session ini kemudian juga bisa di-upload ke Portal Pengetahuan, sehingga setiap karyawan bisa mengakses materinya. Knowledge sharing session ini akan sangat bermanfaat dalam menggali dan mendistribusikan potensi pengetahuan yang ada dalam diri setiap karyawan perusahaan.
3. Menerbitkan semacam Online Knowledge Buletin .
Buletin ini dapat diterbitkan sebulan atau dua bulan sekali, dan berisikan update pengetahuan-pengetahuan mutakhir mengenai manajemen/bisnis ataupun mengenai dinamika industri yang ditekuni oleh perusahaan tersebut. Buletin ini sebaiknya didistribusikan melalui multimedia email (email multimedia maksudnya email yang isinya variatif, penuh warna dan elemen visual lainnya; jadi berbeda dengan email tradisional yang garing dan biasa Anda terima itu). Melalui knowledge buletin ini, pengetahuan setiap karyawan perusahaan Anda bisa terus disegarkan dan ter-upate; jadi tidak lapuk ketinggalan zaman.
Recent Comments