FeraMMSi

1. Upgrade adalah sebuah project sehingga perlu dan harus dimanage dengan benar dan oleh yang orang tepat. Semua kebiasaan normal project management harus dijalankan, mulai dari roles dan responsibilities sampai dengan perencanaan dan penjadwalan yang detail detail. Jika kita tidak berusaha untuk memanage dengan baik, maka kita tidak akan pernah mendapatkan pengalaman yang berharga seperti project SAP upgrade.

2. Pendekatan musyawarah memang baik, tetapi perlu disadari bahwa tidak semua kasus akan berjalan baik dengan cara tersebut, sehingga tetap harus ada seorang yang disepakati sebagai Project Manager yang bertugas dalam pengambilan keputusan.

3. Fase awal dari sebuah project merupakan fase critical ketika kita mempunyai team yang besar. Problem dan issue dapat berdampak kepada banyak orang, dan delay akan sangat merugikan bagi project. Perkuat aspek pembelajaran dan penemuan selama fase assessment ketika hanya team inti yang dipakai. Pergunakan tools untuk membantu dalam mengecek program yang telah mengalami customization, lakukan functional overview, tentukan training plan, dan sebagainya. Meskipun kenyataannya scope pekerjaan cukup besar, kita tetap harus menekan unsur resiko, menekan biaya dan saling mengingatkan.

4. Perbedaan yang besar bagi end user setelah upgrade dijalankan salah satunya adalah GUI dan tampilan screen. Jika memungkinkan lakukanlah upgrade GUI jauh hari sebelum upgrade SAP R/3 dilaksanakan, supaya user dapat mengenal GUI yang baru lebih awal dan menjadikan mereka familiar.

5. Keterlibatan user sangat penting dalam project ini. Tentunya mereka ingin tahu perubahan apa saja yang terjadi dan bagaimana cara mengoperasikannya. Training bagi user bisa dilaksanakan sebelum proses upgrade dimulai, sehingga user punya banyak kesempatan untuk lebih mengenal SAP yang baru. Bahan training dapat dibuat Web Based atau memanfaatkan CBT.

6. Jauh sebelum upgrade di server production kita bisa lakukan simulasi di server lain, seperti development atau training. Hal ini sangat berguna untuk mengetahui sejak awal kendala apa saja yang mungkin timbul dan kita memiliki kesempatan untuk mencari solusinya. Disamping itu session ini sekaligus dapat dipakai untuk menghitung estimasi waktu ketika upgrade server production.

7. Berikan penekanan yang sama pada setiap area dan komponen. Pastikan semuanya mempunyai seseorang yang bertanggung jawab penuh. Business: kegiatan yang ada hubungannya dengan bisnis operasional dan organisasi. Technical: kegiatan yang melibatkan sIstem, hardware dan infrastructure IT. Functional: kegiatan yang berhubungan dengan SAP functionality. Development: kegiatan yang berkaitan dengan development program dan configuration SAP.

8. Manfaatkan berbagai tools yang dapat membantu pekerjaan project termasuk training user. Manfaatkan juga online help, e-learning di intranet, documentation tools, dan sebagainya.

9. Final cut over adalah sebuah titik balik dimana release yang lama secara resmi di-stop dan proses upgrade ke release yang baru mulai dilaksanakan. Pada saat final cut over tidak ada lagi pekerjaan-pekerjaan yang rumit seperti programming, configuration setting, atau user training. Semua team member sudah harus tahu tugasnya masing-masing apa yang harus dikerjakan.

10. Perlu diingat antara team development dan upgrade, selama project berlangsung, haruslah berada dibawah satu project management. Ketika cut over sudah ditetapkan, tidak boleh ada lagi yang namanya development, semua aktivitas development apapun bentuknya harus ditunda sampai dengan proses upgrade selesai. Hal ini untuk menghindari terjadinya inkonsistensi.

11. Dalam penyusunan activity plan harus sedetail mungkin untuk setiap task. Dan apa yang tertulis disana bukanlah hasil kemauan seseorang tetapi haruslah berdasarkan guidance yang disediakan oleh SAP. Jika terdapat program/konfigurasi yang merupakan hasil customization mesti dibicarakan bersama antara PIC setiap module. Demikian juga pada saat upgrade berjalan, pekerjaan sekecil dan semudah apapun harus mendapat persetujuan dari project manager dan dibuatkan dokumentasinya.

12. Ketika SAP mengeluarkan release yang baru, semua pengguna SAP sebenarnya dapat kita kelompokkan menjadi tiga golongan, yaitu:

(a) True believers, yaitu kelompok yang cenderung menelan mentah-mentah apa yang disodorkan oleh SAP, semuanya diterima tanpa melihat sebelumnya apakah ada manfaatnya bagi mereka, baik dari sisi cost maupun benefit bisnis

(b) Followers, yaitu kelompok latah, yang selalu ingin mengikuti mode dan trend, kadang-kadang tanpa melihat lebih jauh apa benar harus dilakukan sekarang upgrade SAP

(c) Observers, yaitu kelompok yang cenderung lebih hati-hati, wait and see, ingin melihat terlebih dahulu dampak positifnya terhadap bisnis dan ingin menunggu release baru tersebut benar-benar matang.

13. Usahakan agar down time seminimal mungkin. Misalnya jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menjalankan upgrade adalah 60 jam, sementara waktu yang diharapkan oleh operation adalah 48 jam. Lalu apa yang mesti dilakukan?. Salah satu upaya yang dapat dilakukan adalah dengan menerapkan konsep ‘bagi-bagi beban’, yaitu mengerjakan sebanyak mungkin task sebelum cut over dimulai. Atau bisa juga dengan memilih hari libur resmi. Apabila tetap tidak memenuhi batasan waktu yang disediakan, dapat mencoba menghubungi SAP untuk menanyakan tentang program CBU (customer based upgrade).

14. Hindari untuk menggunakan test data. Test data hanya bisa dipakai ketika simulasi di sandbox, tidak dianjurkan ketika melakukan upgrade server production. Hal ini untuk mengurangi kemungkinan gagalnya upgrade karena data yang digunakan untuk test tidak mewakili. Dengan real data kita dapat membandingkan outputnya antara release baru dengan yang lama. Pastikan testing juga mencakup modifikasi existing data (transaksi dan master) demikian juga adding data baru. Stress dan performance testing khususnya untuk area-area yang critical tidak bisa ditawar harus dilakukan dengan serius dan hanya akan benar hasil testnya apabila semua data sudah di-upload ke system.

15. Dengan adanya upgrade bukan berarti support sehari-hari terhadap operasional boleh terganggu. User tidak akan peduli apakah MIS sedang ada project upgrade atau tidak, yang penting ketika mereka mengalami masalah dan membutuhkan bantuan MIS, support bagi mereka tetap tersedia. Sudah menjadi tugas project manager untuk memikirkan hal tersebut, bagaimana caranya agar daily support terhadap user tetap berjalan normal. Salah satu upaya yang dapat dilakukan adalah dengan berbagi tugas, pada saat yang bersamaan ada orang yang di-assigned sebagai helpdesk dan ada pula yang bertugas di project.

16. Hindari pikiran kuno seperti sekian tahun yang lalu, dimana orang biasanya melihat project yang berkaitan dengan IT sebagai projectnya orang-orang MIS. Sebenarnya ini persepsi yang keliru. Untuk menghindarinya sejak awal harus diupayakan untuk mendapatkan dukungan dari top management dan power user. Harus dilakukan lobby untuk memperoleh business leadership dan buy-in, tidak hanya sekedar budget approval. Buatlah skenario bagaimana caranya agar project ini menjadi milik bersama sehingga harus menjadi tanggungjawab bersama pula. Libatkan beberapa user kunci dari divisi-divisi dan cabang (kalau perlu) untuk mendapatkan masukan-masukan dan menumbuhkan rasa ownership mereka.

17. Mungkin kita agak kesulitan memberi jawaban ketika ada orang yang bertanya bagaimana ROI untuk project upgrade. Mungkin pendekatan yang harus kita lakukan dalam menjawab pertanyaan tersebut adalah dengan mengajak mereka untuk melihat upgrade sebagai sebuah total cost of ownership (TCO) issue, sama analoginya dengan service berkala pada sebuah mobil yang juga merupakan bagian dari TCO mobil tersebut. Kemudian baru kita mencoba untuk melihat beberapa penghematan dan keuntungan yang secara langsung maupun tidak langsung dihasilkan dari sebuah upgrade, misalnya:
(a) Menghapuskan high-maintenance enhancement

(b) Mengurangi legacy system atau menyempurnakan interface dengan SAP

(c) Mengurangi operating cost

(d) Menaikkan efisiensi

(e) Competitive advantages

(f) Operational business benefit dengan adanya release yang baru

(g) Strategic business benefits dengan adanya new solution untuk dunia bisnis dari SAP, seperti CRM, WAS, Portal, dan lain-lain.

18. Apabila kita berkeinginan untuk melakukan beberapa penambahan yang cukup significant pada saat upgrade berlangsung, mungkin perlu difikirkan dengan matang apakah kita cukup mampu untuk memanage dengan baik. Secara teori keduanya dapat dijalankan bersamaan tetapi jika tidak dikontrol dengan baik, maka besar kemungkinan akan timbul masalah baru dan kita tidak tahu harus mulai dari mana memecahkannya. Oleh sebab itu disarankan untuk tetap memisahkan kedalam dua project yang berbeda.

19. Siapkanlah beberapa nama dari orang-orang yang kita kenal yang memiliki kompetensi SAP Basis. Sedapat mungkin adalah mereka yang sudah pernah melakukan upgrade SAP. Tidak perlu ragu untuk sewaktu-waktu menghubungi mereka untuk bertanya

20. Hindari mendiskusikan sesuatu yang sudah jelas sebelumnya atau yang secara normal memang harus demikian, hal ini hanya akan membuang-buang waktu.