PT Unilever Indonesia Tbk (perusahaan) didirikan pada 5 Desember 1933. Unilever Indonesia merupakan salah satu anak perusahaan raksasa produk konsumen Unilever yang patut dibanggakan. Secara finansial hingga 2004, Unilever Indonesia berhasil mempertahankan tingkat pertumbuhan dua digit selama 6 tahun berturut-turut. Angka penjualan tumbuh sebesar 10,6% menjadi Rp 8,985 triliun; laba usaha tumbuh 14,8% menjadi Rp 2,039 triliun; laba bersih tumbuh sebesar 13,2% menjadi Rp 1,468 triliun. Dengan kurs sekitar Rp 9.000 per dolar Amerika, maka Unilever Indonesia bisa dikatakan perusahaan satu miliar dolar.
Elemen-elemen strategi bisnis yang seimbang yang digunakan oleh PT Unilever Indonesia Tbk. :
1. Visi dan Misi
Visi yang dimiliki oleh sebuah perusahaan merupakan suatu cita-cita tentang keadaan di masa datang yang diinginkan untuk terwujud oleh seluruh personel perusahaan, mulai dari jenjang yang paling atas sampai yang paling bawah, bahkan pesuruh sekalipun. Misi adalah penjabaran secara tertulis mengenai visi agar visi menjadi mudah dimengerti atau jelas bagi seluruh staf perusahaan.
Visi Unilever adalah “To become the first choice of consumer, costumer and community”
Misi Unilever adalah :
- Menjadi yang pertama dan terbaik di kelasnya dalam memenuhi kebutuhan dan aspirasi konsumen
- Menjadi rekan yang utama bagi pelanggan, konsumen dan komunitas.
- Menghilangkan kegiatan yang tak bernilai tambah dari segala proses.
- Menjadi perusahaan terpilih bagi orang-orang dengan kinerja yang tinggi.
- Bertujuan meningkatkan target pertumbuhan yang menguntungkan dan memberikan imbalan di atas rata-rata karyawan dan pemegang saham.
- Mendapatkan kehormatan karena integritas tinggi, peduli kepada masyarakat dan lingkungan hidup.
2. Analisis Lingkungan Eksternal dan Internal
Realisasi misi perusahaan akan menjadi mudah dilakukan jika perusahaan mengetahui dan menganalisis lingkungan eksternal dan lingkungan internal perusahaan Perusahaan perlu mengetahui kekuatan dan kelemahannya, sehingga perusahaan dapat mencermati peluang yang ada dan memanfaatkannya agar perusahaan memiliki keunggulan kompetitif. Dalam dunia bisnis, perusahaan harus mampu menganalisa lingkungan eksternal dan internal agar dapat menentukan manajemen strategis yang paling tepat untuk kemajuan masa depan perusahaan.
Vitalitas adalah inti semua kegiatan Unilever, yang terdapat di dalam produk, karyawan dan nilai-nilai perusahaan. Vitalitas mempunyai arti yang berbeda bagi masing-masing orang. Ada yang menganggapnya sebagai energi, yang lain menganggapnya sebagai kondisi badan dan pikiran yang sehat serta merasakan hidup yang berarti. Bagaimanapun juga mereka mendefinisikannya, jutaan orang di seluruh dunia menggunakan produk Unilever setiap hari untuk meningkatkan vitalitas kehidupan konsumennya karena memiliki rambut yang berkilau dan senyum yang cemerlang, mempunyai rumah yang tetap segar dan bersih, atau dengan menikmati secangkir teh yang nikmat, makanan yang memuaskan dan makanan kecil yang menyehatkan. Vitalitas berarti apa yang Unilever pertahankan: nilai-nilai perusahaan, apa yang membuat perusahaan berbeda, dan bagaimana perusahaan memberi sumbangsih kepada masyarakat. Vitalitas merupakan ikatan bersama yang menghubungkan produk-produk dan merupakan inti perusahaan yang tidak ada duanya untuk beroperasi di seluruh dunia.
Misi vitalitas perusahaan mengharuskan perusahaan untuk menumbuhkan usaha dengan menangani masalah-masalah kesehatan dan gizi. Budaya perusahaan menggambarkan vitalitas. Menambah vitalitas hidup memerlukan standar tertinggi perilaku terhadap setiap orang yang berhubungan dengan Unilever; masyarakat yang tersentuh dan lingkungan yang terpengaruh oleh Unilever. Permintaan yang terus meningkat akan lebih banyak vitalitas hidup memberi kami kesempatan besar untuk tumbuh. Cara Unilever bekerja dan produk-produk yang Unilever kembangkan dibentuk oleh kecenderungan pelanggan, bersama-sama dengan kebutuhan untuk membantu meningkatkan standar kesehatan dan higiene baik di negara-negara berkembang maupun maju di seluruh dunia.
3. Sasaran Jangka Panjang
Pembuatan sasaran jangka panjang ini mengacu kepada strategi induk yang telah ditetapkan sebelumnya. Sasaran Jangka Panjang Unilever adalah memiliki standar perilaku yang tinggi pada perusahaan dalam bekerja sama dengan semua orang, masyarakat dapat tersentuh dan produk yang diciptakan dapat berdampak di lingkungan sekitar.
4. Strategi Fungsional
Sasaran jangka pendek mengacu pada strategi fungsional yang sifatnya operasional. Strategi fungsional yang sifatnya lebih operasional ini mengarah kepada berbagai bidang fungsional dalam perusahaan untuk memperjelas hubungan makna strategi utama dengan identifikasi rincian yang sifatnya spesifik. Strategi fungsional ini menjadi penuntun dalam melakukan berbagai aktivitas agar konsisten bukan hanya dengan strategi utamanya saja, melainkan juga dengan strategi dibidang fungsional lainnya. Didalam dunia binis, perusahaan harus mempunyai bidang-bidang fungsional yang utama agar dapat bersaing dengan pesaing bisnisnya, antara lain :
- Strategi Manajemen Keuangan
Strategi ini harus mampu menentukan arah penggunaan dana baik untuk jangka panjang maupun jangka pendek. Strategi ini umumnya berkisar pada tiga hal, yaitu bagaimana perusahaan memperoleh modal, alokasi kapital, dan manajemen modal kerja termasuk dalam hal pembagian keuntungan.
Unilever saat ini memang fokus melakukan pertumbuhan organik seperti peningkatan omset penjualan, laba perusahaan dan menekan struktur biaya. Namun tidak menutup kemungkinan melakukan pertumbuhan anorganik. Sepanjang kiprahnya di Indonesia, Unilever telah empat kali mengakuisisi merek. Akuisisi teh celup Sari Wangi dilakukan tahun 1990, Yoohan (dengan berbagai merek seperti Molto, Trisol, Whipol) tahun 1998, kecap Bango tahun 2000 dan Taro tahun 2003. Dalam melakukan akuisisi, Unilever selalu menggunakan dana keuangan internal, tidak perlu injeksi dana kantor pusat. Ia menekankan, akuisisi hanya akan dilakukan jika bisa mendukung bisnis utama Unilever yang telah ada. Unilever tidak akan keluar dari bisnis utamanya, memproduksi dan memasarkan barang-barang konsumer. Strategi manajemen keuangan Unilever dilakukan melalui pendirian kantor pemasaran Unilever Indonesia ke berbagai negara seperti Singapura, Jepang dan Australia. Sabun Lux buatan Rungkut, ice cream Wall’s dan teh Sari Wangi buatan made in Cikarang bisa ditemukan di ketiga negara ini. Total ekspor produk Unilever Indonesia mencapai 6% dari omset penjualan.
- Strategi Manajemen Sumber Daya Manusia
Kegiatan manajemen sumber daya manusia berkisar pada pengadaan, penggunaan dan pemeliharaan sumber daya manusia. Agar ketiga pokok kegiatan tersebut berjalan lancar perlu disiapkan sistem yang handal. Tahap pengadaan mencakup perencanaan SDM, rekrutmen, seleksi dan orientasi. Tahap penggunaan perlu memperhatikan kesesuaian antara kemampuan SDM dan apa yang menjadi tugas serta tanggung jawabnya. Juga perlu diperhatikan hal-hal mengenai kesempatan memperoleh pelatihan dan pendidikan, supervisi, penilaian kinerja, imbalan serta jaminan perlindungan dan kesehatan kerja. Terakhir, pada tahapan pemeliharaan sumber daya manusia tujuannya adalah bagaimana agar karyawan merasa puas bekerja.
Salah satu kekuatan Unilever ada pada kualitas sumber daya manusia. Unilever secara rutin merekrut lulusan baru dari universitas terkemuka. Setelah itu diberikan pelatihan sistem produksi, pemasaran dan keuangan selama tiga bulan. Mereka tidak langsung kerja tetapi ditraining terlebih dahulu di berbagai bidang seperti manufaktur, pemasaran, penelitian dan pengembangan. Saat ini tenaga kerja yang diserap oleh Unilever secara langsung berjumlah 3.000 orang ini belum termasuk tenaga kerja tidak langsung. Total tenaga kerja yang terserap berjumlah 25.000 orang. Jika diansumsikan satu orang memiliki empat anggota keluarga maka perusahaan menanggung nasib sekitar 100.000 orang.
- Strategi Manajemen Operasional
Merumuskan strategi manajemen operasional paling tidak membutuhkan dua komponen, yaitu adanya sarana dan prasarana yang memadai dan cara menyediakan sarana dan prasarana tersebut. Dari dua komponen diatas, hal-hal pokok dalam manajemen operasional dapat dijabarkan menjadi beberapa bidang, yaitu inventarisasi, prosedur, pembelian barang, pengendalian mutu, biaya produksi, produktivitas kerja, jadwal produksi, tenaga kerja, penggunaan fasilitas, dan pemeliharaan peralatan.
Strategi Manajemen Operasional Unilever adalah penyertaan, merangkul perbedaan, menciptakan kemungkinan dan berkembang bersama-sama untuk bisnis yang lebih baik kinerjanya. Perusahaan merangkul keragaman dalam tenaga kerja. Ini berarti memberikan perhatian penuh dan adil kepada semua pemohon dan pembangunan berkelanjutan semua karyawan tanpa memandang jenis kelamin, kebangsaan, ras, kepercayaan, cacat, atau status sosial. Keanekaragaman memainkan peranan penting dalam memastikan perusahaan memahami kebutuhan konsumen. Produktivitas kerja yang berusaha ditingkatkan dari tahun per tahun dengan melatih SDM dalam bidang produksi dan keuangan.
- Strategi Manajemen Pemasaran
Ada empat komponen pokok bidang pemasaran yang dapat dikendalikan perusahaan yang kita kenal dengan sebutan 4P(Product, Price, Place, dan Promotion), termasuk pula kondisi persaingan.
Dalam strategi pemasaran, Unilever menciptakan brand masing-masing pada setiap produk, sehingga membagi pasar produk sabunnya dalam 3 merek, yaitu Lux (untuk kecantikan wanita dengan segala manfaat dari sabun Lux), Lifebuoy (Kesehatan-keluarga) dan Dove (kecantikan sejati karena cantik itu tidak mengenal usia, ras dan batasan yang lain sera menonjolkan keistimewaan formulanya yang hingga kini belum bisa dicontoh oleh produsen sabun dimanapun), atau bagaimana Sosro membagi konsumennya berdasarkan jenis produk teh botol Sosro (umum), Estee (menyukai volume/isi lebih banyak) dan Fruit tee (anak muda/khususnya anak sekolah yang menyukai teh rasa buah & cenderung suka rasa manis).Unilever tidak saja menjawab kebutuhan pasarnya tetapi juga memastikan kempetitornya untuk berfikir beberapa kali sebelum menyemplungkan diri kekancah persaingan tersebut
5. Program. Pelaksanaan, Pengendalian, dan Evaluasi
Agar sasaran yang ingin diraih dapat direalisasikan dengan strategi yang telah ditetapkan, strategi perlu ditindaklanjuti dengan pelaksanaan (action). Pelaksanaan tidak akan efektif bila tidak didahului dengan perencanaan. Perencanaan yang baik minimal mengandung asas-asas untuk mencapai tujuan, realistis dan wajar, efisien serta merupakan cerminan dari strategi dan kebijakan perusahaan. Perencanaan yang masih dalam bentuk global hendaknya dibuat dalam bentuk yang lebih detail, misalnya dalam bentuk program-program kerja. Jika program kerja telah disiapkan berikut sumber daya yang dibutuhkan, maka pelaksanaan kerja sudah dapat dimulai. Pengendalian atau pengawasan dimaksudkan untuk lebih menjamin bahwa semua kegiatan yang diselenggarakan oleh perusahaan hendaknya didasarkan pada rencana yang telah disepakati, sehingga sasaran tidak menyimpang atau keluar dari batas-batas toleransi.
Tiga pengujian dapat digunakan untuk mengevaluasi pilihan strategi terbaik, yakni :
1. Goodness of Fit Test – Strategi yang baik harus benar-benar cocok terhadap kondisi industri dan kompetisi, peluang dan ancaman pasar, dan aspek lain dari lingkungan eksternal perusahaan. Pada sisi lain, ia juga harus selaras dengan kekuatan dan kelemahan sumber daya, kompetensi, dan kemampuan kompetitif perusahaan .
2. Competitive Advantage Test – Strategi yang baik harus mampu menigkatkan daya saing perusahaan.
3. Performance Test – Strategi yang baik harus mampu meningkatkan kinerja perusahaan. Dua jenis peningkatan kinerja yang paling sering dikatakan mengenai
kemampuan strategi adalah : meningkatkan profitabilitas serta meningkatkan kekuatan kompetitif perusahaan dan posisi pasar dalam jangka panjang
Program yang dilakukan PT Unilever Indonesia Tbk adalah :
Ø Program sosial masyarakat yang dilakukan brand-brand Unilever di antaranya:
1. Kampanye Cuci Tangan dengan Sabun (Lifebuoy)
2. Program Edukasi Kesehatan Gigi dan Mulut (Pepsodent)
3. Program Pelestarian Makanan Tradisional (Bango)
4. Program memerangi kelaparan dan membantu anak Indonesia yang kekurangan gizi (Blue Band)
Ø Dalam bidang korporasi, di bawah payung Yayasan Unilever Indonesia, Unilever menjalankan tanggung jawab sosial perusahaannya dalam bidang
1. Program pemberdayaan masyarakat/UKM (Program Pemberdayaan Petani Kedelai Hitam)
2. Program edukasi kesehatan masyarakat (Pola Hidup Bersih dan Sehat / PHBS)
3. Program Lingkungan (Green and Clean)
1. Menciptakan harapan bahwa setiap orang bertanggungjawab untuk mengumpulkan dan membagi pengetahuan
Dalam organisasi belajar, setiap orang harus didorong untuk menggunakan kemampuan mereka untuk mengumpulkan data. Semua pegawai harus menyadari pengetahuan apa yang mungkin berguna bagi organisasinya sehingga mereka dapat menyerapnya. Pengetahuan ini dapat diperoleh melalui jalur formal seperti konferensi, melalui internet, atau dalam sebuah koran dan jurnal begitu juga melalui jalur informal seperti pertemuan-pertemuan, museum-museum dan film-film. Beberapa perusahaan mendorong dan memberi penghargaan bagi karyawan yang melakukan penelitian, menyadari bahwa melalui pemikiran yang dalam dapat meningkatkan kekuatan belajar secara signifikan. Sebuah organisasi belajar bahkan mendorong pegawainya untuk menggunakan bagian dari waktu liburan mereka untuk belajar.
2. Menyerap pengetahuan external yang relevan ke dalam organisasi secara sistematis
Organisasi belajar menghindari sindrom “tidak menemukan sesuatu di disini” dan akan mencari secara sistematik dari luar untuk mengumpulkan informasi yang dapat membantu organisasi. Masukan dari luar ini yaitu misi belajar untuk lebih memahami performa dan kemampuan dari organisasi lain, uji coba untuk mendapatkan praktek-praktek terbaik dalam industri, serta menghadiri konferensikonferensi dan forum. Berdasarkan uji coba terhadap perusahaan-perusahaan sukses di dunia bahwa dua puluh lima persen hal terpenting untuk meningkatkan performa perusahaan yaitu kualitas total, komitmen manusia, inovasi dan pertumbuhan serta kepuasan pelanggan.
3. Mengorganisasikan event-event belajar ke dalam organisasi untuk menyerap dan membagi pengetahuan
Organisasi belajar telah mengembangkan beberapa strategi untuk mendorong anggota organisasi berbagi dalam belajar. Strategi-strategi lain yaitu:
A. Strategi review, yaitu memeriksa perubahan lingkungan persaingan
dan portofolio produk-produk perusahaan, teknologi serta posisi pasar.
B. Mengaudit sistem, yaitu memeriksa kebenaran jumlah, proses-proses persilangan fungsi dan sistem pengiriman.
C. Laporan uji coba internal yaitu mengidentifikasi dan membandingkan kegiatan-kegiatan terbaik di kelas dalam organisasi.
D. Jambore dan simposium, yaitu mempertemukan antara pelanggan, pemasok, ahli-ahli dari luar atau dari dalam untuk membagi ide dan belajar satu sama lain.
4. Mengembangkan cara-cara kreatif dan generatif dalam berpikir
dan belajar
Albert Einstein mengemukakan bahwa “imajinasi lebih penting daripada informasi”. Meningkatkan pengetahuan perusahaan dengan belajar dari oranglain hanya akan memberi peningkatan secara kuantitatif. Bagaimanapun, menciptakan pemikiran dan pengetahuan baru, baru dapat dikatakan suatu peningkatan belajar. Berikut merupakan aktivitas-aktivitas yang dapat menigkatkan pembelajaran yang generatif dan kreatif dalam organisasi:
A. Dengan hati-hati mengadakan eksperimen skala kecil dan mengharapkan umpan balik untuk meningkatkan proses belajar dan mendapatkan peningkatan yang berlanjut
B. Pemberian penghargaan pada usaha-usaha yang imajinatif dan berbahaya
C. Mengadakan workshop tentang kreatifitas dan penggunaan otak kanan
D. Mendorong munculnya beragam ide untuk mendapatkan satu ide yang terbaik
5. Dorongan dan penghargaan, Inovasi dan penemuan
“Perusahaan akan mati jika mereka tidak dapat menciptakan produk-produk dan pelayanan baru secara berlanjut,”seperti yang dikemukakan oleh Alvin Toffler pengarang buku Powershift. Untuk bertahan pada pasar global, organisasi harus selalu menciptakan cara-cara baru dalam memproduksi produk-produk dan pelayanan yang lebih baik. Penemuan dan inovasi akan terdesak bila tidak ada lagi pasar yang aman. Organisasi belajar menekankan pentingnya pemberian kritik pada pembelajaran generatif dalam organisasi belajar, dan dorongan untuk melakukan eksperimen dan refleksi.
6. Melatih staff dalam menyimpan dan mendapatkan kembali pengetahuan
Banyak dari kita merupakan orang yang buta komputer. Kita lebih banyak tidak mengerti karena komputer membutuhkan pengetahuan tentang kode-kode untuk mengoperasikannya. Sejak kita tidak sepenuhnya menyadari tentang memori dan sistem nilai dari organisasi, kita tidak tahu data apa untuk menahan sistem pusat informasi. Akhirnya, kita tidak akan menyadari potensi dari pengetahuan dan kita tidak akan menyisihkan waktu menambah pengetahuan untuk organisasi atau mencari pengetahuan yang dapat berguna dari luar atau dalam perusahaan melalui komputer. Orang dalam organisasi belajar akan menginformasikan pengetahuan yang dibutuhkan untuk perusahaan, melalui sistem memori untuk menyimpan pengetahuannya. Mereka akan belajar bagaimana berhubungan dengan pusat pengetahuan dan bagaimana cara untuk mengakses data-data penting dari seluruh dunia.
7. Mendorong pencampuran tim dan perputaran pekerjaan untuk memaksimalkan transfer pengetahuan dalam suatu ruang lingkup
Satu dari cara paling efektif untuk mentransfer pengetahuan dalam organisasi adalah dengan mentransfer individu atau tim yang memiliki pengetahuan itu, baik itu pengetahuan secara teknik, interpersonal maupun manajerial. Transfer pengetahuan melalui orang sangat baik kaena orang yang membawa pengetahuan tersebut dapat menjamin bahwa pengetahuannya telah dikirimkan. Manfaat lain dari pencampuran tim dan perputaran pekerjaan yaitu memberi kesegaran secara pendekatan dan persepsi karena orang baru yang dimasukkan ke dalam situasi tersebut. Orang baru tersebut dapat member inspirasi untuk memecahkan suatu masalah.
8. Mengembangkan pengetahuan berdasarkan nilai dan kebutuhan belajar organisasi
Tidak sedikit informasi dibuat berbentuk kode dan disimpan dengan cara tertentu sehingga hanya dapat diakses oleh individu atau organisasi, melalui kode tertentu. Untuk dapat menentukan data apa yangdapat digunakan, organisasi harus memutuskan data mana yang berharga dan kemudian dikodekan berdasarkan kebutuhan pembelajaran sesuai dengan operasi organisasional. Pengetahuan yang disimpan harus lebih mudah diakses oleh orang yang berwenang. Pengetahuan ini harus terstruktur dan diorganisir dengan baik sehingga pengguna dapat menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat. Tentunya pengetahuan yang disimpan harus dapat diperbarui sehingga pengetahuan tersebut selalu akurat dan valid. Menyimpan pengetahuan bukan hanya dikategorikan berdasarkan tipenya saja, melainkan berdasarkan kebutuhan belajar staf, tujuan organisasi untuk kelanjutan peningkatan, dan keahlian pengguna.
9. Menciptakan mekanisme untuk mengumpulkan dan menyimpan pelajaran
Organisasi belajar memahami bahwa pembelajaran dapat dilalui melalui metode yang berkenaan dengan hukuman dan metode yang positif. Berikut merupakan beberapa strategi terbaik yang digunakan dalam manajeman pengetahuan perusahaan:
A. Director dari manajemen pengetahuan ditentukan sebagai orang yang mengkoordinir usaha-usaha perusahaan dalam menciptakan dan mengumpulkan pengatahuan.
B. Mentransfer pengetahuan bukan hanya merupakan tanggung jawab sang ahli namun juga merupakan bagian dari pekerjaan setiap orang.
C. Pengembangan pengetahuan termasuk dalam proses evaluasi personil.
D. Seorang karyawan tidak akan mendapatkan kode sebelum dia berhasil mempersiapkan dua halaman kesimpulan mengenai hal apa yang telah dia pelajari dari proyek yang telah dia kerjakan.
E. Setiap tiga bulan, setiap manajer proyek menerima hasil cetakan dari apa yang dia masukkan kedalam Sistem Informasi Praktek.
F. Sistem informasi online yang disebut Jaringan Pengembangan Praktek yang diperbarui setiap minggu dan saat ini telah mencapai 6000 dokumen.
10.Mentransfer pelajaran di kelas ke dalam pekerjaan
Menurut pendapat Mary Broad dan John Newstrom dalam teori Transfer af Training, kurang dari 10% pelajaran yang disampaikan dalam kelas dapat Digunakan dalam pekerjaan. Persentase ini dapat meningkat secara signifikan dengan mengimplementasikan strategi yang berhati-hati dalam mentransfer pelajaran dengan memasukkan langkah-langkah spesifik di mana manajer, peserta, dan trainer lakukan sebelum kursus (petunjuk mengenai harapan apa yang dimiliki dengan mengikuti kursus ini dan bagaimana persiapan sebelumnya), selama kursus (kemampuan dan alat-alat apa yang dilatih), dan setelah kursus (aktivitas-aktivitas berikutnya).
1. Knowledge management mendukung proses inti aktivitas software engineering .
Dalam hal ini, knowledge management bertindak sebagai pendukung kegiatan inti (core task ), yaitu pengembangan software. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam pengembangan software , tidak lepas dari dokumentasi dan bahkan hampir semua hasil kerjanya adalah dokumen, baik berupa code , manual, dokumen bantuan, atau yang lain. Karena itu, aktivitas yang selalu dilakukan adalah pembuatan dokumen, penyuntingan, koreksi dan aplikasi dokumen tersebut. Untuk mengatur dokumen tersebut, diperlukan sebuah tool yang dikenal dengan document management . Tool ini digunakan sebagai fondasi dasar knowledge management dalam software engineering . Kebanyakan organisasi yang melakukan software engineering mempunyai beberapa lokasi workshop (software house ) yang terletak pada lokasi yang berbeda. Oleh karena itu, pasti terjadi proses distribusi dokumen yang telah dibuat di masing-masing workshop . Proses distribusi informasi tersebut juga memerlukan penanganan khusus yang dikenal dengan istilah manajemen informasi, yang dapat dilakukan dengan berbagai tool seperti email, kalender, groupware dan lain-lain.
2. Manajemen dan distribusi dokumen.
Knowledge management mendukung proses dokumentasi yang biasanya dilakukan menggunakan aplikasi document management. Makanya, dokumen dapat dengan mudah dirunut mengacu pada versinya. Selain itu, beberapa aplikasi document management juga dapat memberikan versi secara otomatis atau memungkinkan sebuah dokumen disunting secara simultan. Dalam software engineering yang melibatkan tim yang cukup besar, mungkin diperlukan juga mekanisme workflow untuk beberapa proses di dalamnya, seperti review atau uji coba software .
3. Manajemen kompetensi.
Manajemen kompetensi ini dilakukan untuk tetap menjaga semua aset knowledge tacit sehingga bisa diketahui dan tercatat, “siapa yang mengetahui apa”. Pada software house skala kecil, biasanya dengan mudah seseorang dapat mengetahui knowledge yang dimiliki oleh rekannya. Jadi, “siapa yang mengetahui apa” dalam organisasi tersebut dapat dengan mudah diingat. Tetapi, semakin besar organisasi yang berarti juga semakin melibatkan banyak orang, “siapa yang mengetahui apa” semakin sulit dilakukan (not knowing what other people know ). Untuk mengatasinya, diperlukan manajemen kompetensi. Manajemen kompetensi dilakukan untuk membantu menempatkan seseorang yang mempunyai skill yang sesuai dengan proyek yang akan ditangani. Saat ini, manajemen kompetensi digunakan oleh beberapa perusahaan sebagai acuan untuk mengembangkan kompetensi pegawainya.
4. Pendekatan secara perlahan ke arah knowledge management .
Pendekatan perlahan ini dimaksudkan agar dapat melakukan knowledge management dengan lebih baik, bersamaan dengan waktu kerja, tidak mengubah cara bekerja, namun bisa menjadi bagian dari aktivitas harian. Contohnya adalah perubahan pada helpdesk ke seeking help, di mana pada awalnya setiap ada permasalahan selalu langsung diselesaikan oleh helpdesk . Ketika diubah, permasalahan tidak lagi langsung ke helpdesk, tetapi terlebih dulu mencari jawabannya pada dokumen FAQ yang sudah disediakan. Jika jawaban tidak ditemukan, baru kemudian melakukan request ke helpdesk .
5. Daya ingat organisasi (Organizational Memory ).
Belajar dari pengalaman, perlu memori yang kuat untuk mengingatnya kembali. Karena daya ingat individu mustahil mampu mengingat semuanya, maka yang harus dilakukan adalah menjadikannya sebagai explicit knowledge . Dengan demikian, setiap kegiatan dapat tercatat dan dirunut dengan mudah dan cepat. Terdapat minimal tiga bentuk organizational memory , yaitu;
A. Memori terdiri dari kegiatan dokumentasi dan kegiatan lain yang mendukung pengembangan program.
B. Memori terdiri dari entitas yang dikembangkan khusus untuk mendukung daya ingat organisasi
C. Gabungan keduanya.
6. Paket pendukung aplikasi knowledge management.
Paket Knowledge yang mendukung aplikasi knowledge , kebanyakan berupa aplikasi yang digunakan dalam software engineering . Aplikasi knowledge management dalam software engineering biasanya adalah hasil pengalaman dari kegiatan dalam beberapa proyek yang pernah digarap.
7. Tool berbasis knowledge management berdasarkan aktivitas software engineering yang didukungnya:
A. Interactive Domain Understanding Tools
Tool ini bertujuan membantu menyamakan persepsi antara user dengan desainer aplikasi, atau dengan kata lain melakukan transfer knowledge tentang sistem yang akan dibangun dari user ke desainer/developer. Seringkali hal tersebut dianggap remeh, sehingga ketika sebuah aplikasi dideliver , aplikasi tersebut berbeda jauh dari harapan user sehingga harus dilakukan pembongkaran total atau malah dibuang begitu saja. Dengan adanya understanding tools ini, diharapkan akan membantu memahami kondisi user atau aplikasi yang akan dikembangkan.
B. Intelligent Requirements Assistants
Digunakan untuk membantu memperoleh gambaran dan melakukan analisis kebutuhan user atas aplikasi yang sedang dikembangkan dalam bentuk yang formal.
C. Knowledge-based Program Designers
Tool dalam kategori ini digunakan untuk melakukan konversi dari fase requirement ke fase desain, termasuk di dalamnya obyek-obyek yang akan digunakan dalam pengembangan.
D. Knowledge-based Code Generators
Membantu membuat code program dari desain tingkat tinggi (high-level design ) sehingga akan sangat membantu pembuatan program. Code program yang dihasilkan akan sangat bergantung terhadap desain yang dijadikan sebagai input pada saat membuat code -nya.
E. Smart Code Analysis Tools
Untuk melakukan analisa code program, diperlukan kemampuan pemrograman yang cukup tinggi dan pengetahuan tentang manajemen kualitas software. Tool ini akan membantu melakukan analisa, testing dan pengujian kualitas program, dengan membandingkan style program yang diuji dengan style program yang diset sebagai acuan standar yang dianggap mempunyai good structure berdasarkan pengalaman sebelumnya.
F. Documentation Generators
Untuk membantu melakukan dokumentasi semua aktivitas dalam software engineering, seperti spesifikasi dan desain aplikasi. Documentation generator ini membantu mengubah tacit knowledge ke explicit knowledge.
G. Software Maintenance Tools
Tool ini membantu melakukan transfer knowledge dari desainer dan developer ke seseorang yang akan melakukan maintenance aplikasi. Salah satu contohnya adalah dengan membuat code yang konsisten antara aplikasi yang sudah dideliver dan update -nya.
H. Predictive Models and Best Practices
Dalam setiap proyek yang ditanganinya, Project Leader dapat dipastikan akan melakukan berbagai aktivitas seperti memberikan perencanaan dan berbagai keputusan. Selain itu, pengalaman juga dapat berupa situasi-situasi yang pernah dialami, cerita kesuksesan dan kegagalan, serta berbagai masalah yang dihadapi dan solusi yang dilakukan. Apabila pengalaman tersebut terdokumentasi dengan baik, maka akan sangat bermanfaat dalam proyek-proyek selanjutnya, terutama membantu mengambil keputusan dan memprediksi kemungkinan-kemungkinan yang terjadi jika sebuah keputusan telah diambil. Dokumentasi tersebut bisa dalam format teks, indexed cases, semantic networks , matriks, flowchart atau bentuk-bentuk lain yang disesuaikan dengan informasinya.
I. Process Design
Process design yang dimaksud adalah melakukan desain sebuah proses standar dalam pengembangan aplikasi berdasarkan pengalaman yang pernah dialami. Kemudian, proses standar tersebut akan digunakan dalam pengembangan aplikasi yang terus mengalami perbaikan.
8. Tool berbasis knowledge management berdasarkan fase life cycle knowledge yang didukungnya:
A. Knowledge Deployment/Application Tools
Dimaksudkan untuk membagi knowledge dalam sebuah organisasi ke setiap pegawai yang membutuhkan, pada saat proses software engineering dilakukan. Knowledge dalam sebuah organisasi dipisahkan dan didistribusikan sesuai dengan domain dari setiap task dalam software engineering , seperti desain, pengembangan dan dokumentasi.
B. Knowledge Organization Tools
Organization tools digunakan untuk memelihara knowledge , menambahkan hubungan pada setiap item knowledge ke item knowledge lainnya yang digunakan selama pengembangan aplikasi berbasis knowledge , menambahkan meta data dalam knowledge item, dan menggambarkan hubungan antara generalisasi dan spesialisasinya.
C. Knowledge Acquisition Tools
Membantu mentransfer dan mengubah pengalaman dari sumber knowledge yang bersifat tacit ke dalam gambaran knowledge yang explicit sehingga knowledge dapat digunakan secara lebih efektif.
Pertama. Carilah ruangan dan tempat duduk yang nyaman. Jika harus membuka situs yang sangat privasi, Anda dapat mencari ruangan yang aman dari gangguan anak-anak atau bahkan isteri Anda. Kemudian duduklah dengan posisi yang benar sehingga dapat mengurangi atau mencegah Anda dari kecapaian atau bahkan kelelahan pada mata. Jika perlu, Anda dapat menyiapkan makanan kecil atau kopi hangat sebagai teman “melek” namun hati-hati, jangan sampai tumpah di laptop karena bisa berakibat fatal.
Kedua. Ketika menghidupkan PC atau laptop, pastikan Anda tidak lupa untuk menscan PC atau laptop Anda dengan Antivirus terlebih dahulu. Hal ini penting dilakukan untuk mengetahui ada tidaknya “penyusup” yang bersarang di PC Anda yang Anda takutkan dapat merekam segala aktivitas Anda sehingga akan membahayakan bagi keamanan data penting milik Anda.
Ketiga. Anda dapat mengaktifkan program atau tool semacam deep freeze yang dapat mengembalikan system PC seperti sedia kala sehingga ketika system terinfeksi virus / Trojan maka setelah PC direstart, sistem akan menjadi bersih kembali seperti semula.
Keempat. Pastikan Antivirus Anda telah diupdate secara berkala karena antivirus yang terupdate akan dapat mengenali virus/Trojan yang baru sekalipun untuk kemudian dapat membersihkannya. Walaupun virus dapat Anda bersihkan atau Anda atasi namun jika benar-benar telah menginfeksi PC kita maka hal tersebut dapat menyita waktu, pikiran, bahkan biaya yang tidak sedikit. Oleh karena itu, sebelum hal tersebut menyusahkan Anda, lakukan update antivirus Anda secara berkala dan sesering mungkin.
Kelima. Gunakan firewall untuk melindungi PC dari worm, hacker jahat, Trojan, malware atau spyware lainnya. Jika Anda pengguna Windows XP (SP2), Anda dapat menggunakan fasilitas firewall bawaan Windows tersebut. Jika kurang “puas”, Anda dapat mencoba menggunakan firewall yang lain baik yang gratis maupun berbayar. Yang gratis antara lain, Comodo Personal Firewall, Sunbelt Personal Firewall, Mcafee Personal Firewall, dan masih banyak lagi lainnya yang dapat ditemukan di internet.
Keenam. Jangan pernah tertipu dengan email palsu yang mengatasnamakan website bisnis tertentu. Biasanya email tersebut menyarankan penerima email untuk mengklik link yang disertakan dalam email tersebut termasuk menyuruh Anda untuk mengisikan username & password .
Ketujuh. Jangan pernah membuka attachment email dari orang yang tidak Anda kenal karena mungkin saja attachment tersebut berisi virus atau spyware lainnya yang dapat membahayakan PC Anda.
Kedelapan. Pastikan Anda sesering mungkin mengganti password. Walaupun hacker dapat menemukan username/password Anda, namun jika Anda telah menggantinya maka hacker tersebut tidak akan dapat berbuat apa-apa. Untuk keamanan password ini, sebaiknya Anda tidak menggunakan tanggal lahir atau nama Anda sebagai password, jika perlu buatlah password sepanjang mungkin asalkan Anda dapat mengingatnya.
Kesembilan. Untuk keamanan, sebaiknya Anda mem-bookmark terhadap website-website tertentu (situs bisnis online dan sejenisnya) dan membukanya hanya melalui fasilitas Bookmark (favourite pada IE) tersebut. Hal ini dapat mencegah “jebakan” untuk “dibawa” ke situs lain yang mirip yang dapat mengecoh Anda sehingga akan membahayakan password/account pada website bisnis tertentu milik Anda.
Kesepuluh. Setelah selesai, pastikan Anda menghapus cookies dan history di browser yang Anda gunakan. Fasilitas Cookies dan history ini menyimpan jejak atau kegiatan ketika Anda berselancar di internet. Kedua fasilitas tersebut sering dimanfaatkan oleh hacker untuk mendapatkan informasi penting di PC Anda termasuk username dan password. Atau bisa juga digunakan hacker untuk menyertakan file-file di cookies dan history tersebut untuk memantau segala aktivitas Anda ketika berinternet.
1. Upgrade adalah sebuah project sehingga perlu dan harus dimanage dengan benar dan oleh yang orang tepat. Semua kebiasaan normal project management harus dijalankan, mulai dari roles dan responsibilities sampai dengan perencanaan dan penjadwalan yang detail detail. Jika kita tidak berusaha untuk memanage dengan baik, maka kita tidak akan pernah mendapatkan pengalaman yang berharga seperti project SAP upgrade.
2. Pendekatan musyawarah memang baik, tetapi perlu disadari bahwa tidak semua kasus akan berjalan baik dengan cara tersebut, sehingga tetap harus ada seorang yang disepakati sebagai Project Manager yang bertugas dalam pengambilan keputusan.
3. Fase awal dari sebuah project merupakan fase critical ketika kita mempunyai team yang besar. Problem dan issue dapat berdampak kepada banyak orang, dan delay akan sangat merugikan bagi project. Perkuat aspek pembelajaran dan penemuan selama fase assessment ketika hanya team inti yang dipakai. Pergunakan tools untuk membantu dalam mengecek program yang telah mengalami customization, lakukan functional overview, tentukan training plan, dan sebagainya. Meskipun kenyataannya scope pekerjaan cukup besar, kita tetap harus menekan unsur resiko, menekan biaya dan saling mengingatkan.
4. Perbedaan yang besar bagi end user setelah upgrade dijalankan salah satunya adalah GUI dan tampilan screen. Jika memungkinkan lakukanlah upgrade GUI jauh hari sebelum upgrade SAP R/3 dilaksanakan, supaya user dapat mengenal GUI yang baru lebih awal dan menjadikan mereka familiar.
5. Keterlibatan user sangat penting dalam project ini. Tentunya mereka ingin tahu perubahan apa saja yang terjadi dan bagaimana cara mengoperasikannya. Training bagi user bisa dilaksanakan sebelum proses upgrade dimulai, sehingga user punya banyak kesempatan untuk lebih mengenal SAP yang baru. Bahan training dapat dibuat Web Based atau memanfaatkan CBT.
6. Jauh sebelum upgrade di server production kita bisa lakukan simulasi di server lain, seperti development atau training. Hal ini sangat berguna untuk mengetahui sejak awal kendala apa saja yang mungkin timbul dan kita memiliki kesempatan untuk mencari solusinya. Disamping itu session ini sekaligus dapat dipakai untuk menghitung estimasi waktu ketika upgrade server production.
7. Berikan penekanan yang sama pada setiap area dan komponen. Pastikan semuanya mempunyai seseorang yang bertanggung jawab penuh. Business: kegiatan yang ada hubungannya dengan bisnis operasional dan organisasi. Technical: kegiatan yang melibatkan sIstem, hardware dan infrastructure IT. Functional: kegiatan yang berhubungan dengan SAP functionality. Development: kegiatan yang berkaitan dengan development program dan configuration SAP.
8. Manfaatkan berbagai tools yang dapat membantu pekerjaan project termasuk training user. Manfaatkan juga online help, e-learning di intranet, documentation tools, dan sebagainya.
9. Final cut over adalah sebuah titik balik dimana release yang lama secara resmi di-stop dan proses upgrade ke release yang baru mulai dilaksanakan. Pada saat final cut over tidak ada lagi pekerjaan-pekerjaan yang rumit seperti programming, configuration setting, atau user training. Semua team member sudah harus tahu tugasnya masing-masing apa yang harus dikerjakan.
10. Perlu diingat antara team development dan upgrade, selama project berlangsung, haruslah berada dibawah satu project management. Ketika cut over sudah ditetapkan, tidak boleh ada lagi yang namanya development, semua aktivitas development apapun bentuknya harus ditunda sampai dengan proses upgrade selesai. Hal ini untuk menghindari terjadinya inkonsistensi.
11. Dalam penyusunan activity plan harus sedetail mungkin untuk setiap task. Dan apa yang tertulis disana bukanlah hasil kemauan seseorang tetapi haruslah berdasarkan guidance yang disediakan oleh SAP. Jika terdapat program/konfigurasi yang merupakan hasil customization mesti dibicarakan bersama antara PIC setiap module. Demikian juga pada saat upgrade berjalan, pekerjaan sekecil dan semudah apapun harus mendapat persetujuan dari project manager dan dibuatkan dokumentasinya.
12. Ketika SAP mengeluarkan release yang baru, semua pengguna SAP sebenarnya dapat kita kelompokkan menjadi tiga golongan, yaitu:
(a) True believers, yaitu kelompok yang cenderung menelan mentah-mentah apa yang disodorkan oleh SAP, semuanya diterima tanpa melihat sebelumnya apakah ada manfaatnya bagi mereka, baik dari sisi cost maupun benefit bisnis
(b) Followers, yaitu kelompok latah, yang selalu ingin mengikuti mode dan trend, kadang-kadang tanpa melihat lebih jauh apa benar harus dilakukan sekarang upgrade SAP
(c) Observers, yaitu kelompok yang cenderung lebih hati-hati, wait and see, ingin melihat terlebih dahulu dampak positifnya terhadap bisnis dan ingin menunggu release baru tersebut benar-benar matang.
13. Usahakan agar down time seminimal mungkin. Misalnya jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menjalankan upgrade adalah 60 jam, sementara waktu yang diharapkan oleh operation adalah 48 jam. Lalu apa yang mesti dilakukan?. Salah satu upaya yang dapat dilakukan adalah dengan menerapkan konsep ‘bagi-bagi beban’, yaitu mengerjakan sebanyak mungkin task sebelum cut over dimulai. Atau bisa juga dengan memilih hari libur resmi. Apabila tetap tidak memenuhi batasan waktu yang disediakan, dapat mencoba menghubungi SAP untuk menanyakan tentang program CBU (customer based upgrade).
14. Hindari untuk menggunakan test data. Test data hanya bisa dipakai ketika simulasi di sandbox, tidak dianjurkan ketika melakukan upgrade server production. Hal ini untuk mengurangi kemungkinan gagalnya upgrade karena data yang digunakan untuk test tidak mewakili. Dengan real data kita dapat membandingkan outputnya antara release baru dengan yang lama. Pastikan testing juga mencakup modifikasi existing data (transaksi dan master) demikian juga adding data baru. Stress dan performance testing khususnya untuk area-area yang critical tidak bisa ditawar harus dilakukan dengan serius dan hanya akan benar hasil testnya apabila semua data sudah di-upload ke system.
15. Dengan adanya upgrade bukan berarti support sehari-hari terhadap operasional boleh terganggu. User tidak akan peduli apakah MIS sedang ada project upgrade atau tidak, yang penting ketika mereka mengalami masalah dan membutuhkan bantuan MIS, support bagi mereka tetap tersedia. Sudah menjadi tugas project manager untuk memikirkan hal tersebut, bagaimana caranya agar daily support terhadap user tetap berjalan normal. Salah satu upaya yang dapat dilakukan adalah dengan berbagi tugas, pada saat yang bersamaan ada orang yang di-assigned sebagai helpdesk dan ada pula yang bertugas di project.
16. Hindari pikiran kuno seperti sekian tahun yang lalu, dimana orang biasanya melihat project yang berkaitan dengan IT sebagai projectnya orang-orang MIS. Sebenarnya ini persepsi yang keliru. Untuk menghindarinya sejak awal harus diupayakan untuk mendapatkan dukungan dari top management dan power user. Harus dilakukan lobby untuk memperoleh business leadership dan buy-in, tidak hanya sekedar budget approval. Buatlah skenario bagaimana caranya agar project ini menjadi milik bersama sehingga harus menjadi tanggungjawab bersama pula. Libatkan beberapa user kunci dari divisi-divisi dan cabang (kalau perlu) untuk mendapatkan masukan-masukan dan menumbuhkan rasa ownership mereka.
17. Mungkin kita agak kesulitan memberi jawaban ketika ada orang yang bertanya bagaimana ROI untuk project upgrade. Mungkin pendekatan yang harus kita lakukan dalam menjawab pertanyaan tersebut adalah dengan mengajak mereka untuk melihat upgrade sebagai sebuah total cost of ownership (TCO) issue, sama analoginya dengan service berkala pada sebuah mobil yang juga merupakan bagian dari TCO mobil tersebut. Kemudian baru kita mencoba untuk melihat beberapa penghematan dan keuntungan yang secara langsung maupun tidak langsung dihasilkan dari sebuah upgrade, misalnya:
(a) Menghapuskan high-maintenance enhancement
(b) Mengurangi legacy system atau menyempurnakan interface dengan SAP
(c) Mengurangi operating cost
(d) Menaikkan efisiensi
(e) Competitive advantages
(f) Operational business benefit dengan adanya release yang baru
(g) Strategic business benefits dengan adanya new solution untuk dunia bisnis dari SAP, seperti CRM, WAS, Portal, dan lain-lain.
18. Apabila kita berkeinginan untuk melakukan beberapa penambahan yang cukup significant pada saat upgrade berlangsung, mungkin perlu difikirkan dengan matang apakah kita cukup mampu untuk memanage dengan baik. Secara teori keduanya dapat dijalankan bersamaan tetapi jika tidak dikontrol dengan baik, maka besar kemungkinan akan timbul masalah baru dan kita tidak tahu harus mulai dari mana memecahkannya. Oleh sebab itu disarankan untuk tetap memisahkan kedalam dua project yang berbeda.
19. Siapkanlah beberapa nama dari orang-orang yang kita kenal yang memiliki kompetensi SAP Basis. Sedapat mungkin adalah mereka yang sudah pernah melakukan upgrade SAP. Tidak perlu ragu untuk sewaktu-waktu menghubungi mereka untuk bertanya
20. Hindari mendiskusikan sesuatu yang sudah jelas sebelumnya atau yang secara normal memang harus demikian, hal ini hanya akan membuang-buang waktu.
Pelibatan manajemen dapat dipertinggi ketika organisasi memperoleh keuntungan dari peningkatan pengetahuan dalam organisasi. Manajemen pengetahuan (knowledge management) digunakan untuk melakukan eksploitasi dan pengembangan aset pengetahuan organisasi. Pengetahuan yang dikelola dapat bersifat eksplisist, pengetahuan terdokumentasi, dan pengetahuan subjektif. Pengelolaan mencakup semua proses yang terkait dengan identifikasi, sharing, dan penciptaan pengetahuan. Hal ini mensyaratkan suatu sistem untuk memungkinkan penciptaan dan pemeliharaan pengetahuan dan memfasilitasi sharing pengetahuan dan pembelajaran organisasi. Dengan demikian KM dapat didefinisikan sebaga proses penciptaan nilai dari aset organisasi yang intangible. Dengan cara pandang ini, merupakan pencampuran konsep-konsep dari aplikasi bidang artificial intelligence, rekayasa software, rekayasa ulang proses bisnis, perilaku organisasi, dan teknologi informasi. KM berkaitan dengan penciptaan, pengamanan, pengkomniasian, penmanggilan, dan distribusi pengetahuan yang akan memungkinkan secara bijak menggunakan lautan informasi yang dapat mempercepat pencapaian sasaran organisasi.
Ada delapan tahapan untuk pengembangan sistem KM dalam organisasi
1. Identify
Menentukan kompetensi inti, pencarian strategi, dan ranah (domain) pengetahuan yang ada dalam organisasi.
2. Capture
Memformalisasi pengetahuan yang dimiliki saat ini.
3. Select
Meneliti pengetahuan yang relevan, nilai dan keakuratan. Hal ini agar tidak terjadi konflik dalam pengetahuan di organisasi.
4. Store
Merepresentasikan memori korporasi dalam piranti penyimpan pengetahuan dengan berbagai variasi skema pengetahuan.
5. Share
Mendistribusikan pengetahuan secara automatik ke semua pengguna berbasis pada interes dan pekerjaan masing-masing. Berkolaborasi dengan pengetahuan terbaru dalam organisasi melalui team yang bersifat virtual.
6. Apply
Memanggil dan menggunakan pengetahuan dalam pengambilan keputusan, penyelesaian masalah, otomasi ataupun dukungan pekerjaan, bantuan petugas, dan pelatihan.
7. Create
Menemukan pengetahuan baru melalui penelitian, eksperimen, dan berfikir kreatif.
8. Sell
Mengembangkan dan menjual barang ataupun jasa yang berbasis pengetahuan.
1. Mendiagnosis Tingkat Knowledge Perusahaan
Perusahaan diharuskan untuk mengetahui tingkat knowledge atau kecerdasan perusahaan (corporate intelligence) untuk dapat meningkatkan laba, mindshare, kecepatan dalam inovasi dan time to market agar dapat menyingkapi setiap tuntutan perubahan yang akan terjadi
2. Mengadakan Sharing Vision secara periodic
Aktivitas sharing vision adalah menjelaskan dan mendiskusikan visi, misi dan nilai yang dianut organisasi dalam bentuk yang mudah dioperasikan oleh seluruh lapisan organisasi. Untuk menuju perusahaan yang bertumpu pada knowledge, sharing vision mempunyai penekanan membangun dan mengasah kemampuan analisis setiap pesertanya. Oleh kaerna itu data dan informasi kondisi perusahaan yang termutakhir sangat berperan dalam analisi dan keputusan tindakan selanjutnya.
3. Membentuk Organisasi Pembelajar
Jika knowledge merupakan penerapan dari informasi melalui pengalaman yang nyata, maka knowledge adalah kemampuan untuk melakukan tindakan. Belajar merupakan proses meningkatkan kemampuan untuk mengisi “amunisi” untuk bertindak dan menghasilkan sesuatu. Untuk meningkatkan inovasi melalui knowledge, diperlukan budaya organisasi untuk selalu belajar. Organisasi yang selalu belajar akan mempunyai kemampuan untuk menyelesaikan diri dengan perubahan secara lebih cepat. Penyesuaian yang cepat akan membuat perusahaan dapat mempertahankan keberadaannya diantara para pesaing.
4. Membangun Budaya Knowledge-Sharing
Dalam Knowledge Management, knowledge sharing dianggap sebagai proses berbagi pengetahuan dalam organisasi, yang paling menentukan adalah sumber daya manusia dan budaya perusahaan. Yang lainnya adalah sistem informasi dan strategi informasi serta struktur organisasi
5. Mengubah Setiap Knowledge menjadi Tindakan
Budaya organisasi pembelajar telah dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan organisasi namun akan sia-sia jika pengetahuan yang diperoleh tidak diterapkan dalam organisasi. Penerapan knowledge management dapat dilakukan dengan menyelaraskan jumlah kekayaan knowledge dengan kekayaan tindakan yang terfokus bagi pencapaian tujuan dan sasaran-sasaran organisasi
6. Mengukur Efektifitas Knowledge Management
Teknik pengukuran yang dilakukan dalam aktivitas Knowledge Management antara lain melakukan survey untuk mengetahui berapa banyak orang mendapatkan manfaat dari yang diterapkan Knowledge Management; menemukan berbagai contoh persoalan yang terjadi dalam organisasi yang akhirnya dapat dihindari atau diselesaikan dengan Knowledge Management; seberapa mudah orang dapat mengakses informasi yang diperlukan ketika bekerja
7. Melembagakan Knowledge Management
Jika Knowledge Mangement telah diterapkan perusahaan, melembagakan knowledge management baik secara formal maupun informal menjadi suatu kebutuhan. Manfaatnya adalah untuk mengorganisasi seluruh aktivitas Knowledge Management sejak strategi perencanaan, penerapan, hingga pengukuran tingkat efektifitas Knowledge Management
1. Membangun Portal Pengetahuan secara internal (intranet knowledge portal)
Dalam portal yang bisa diakses oleh setiap anggota perusahaan inilah, disusun beragam folder dan menu pengetahuan yang relevan. Isinya bisa menyangkut artikel-artikel tentang manajemen praktis; paper mengenai dinamika industri bisnis yang digeluti; materi-materi pelatihan internal; ataupun juga berupa paper pengalaman dari karyawan perusahaan tersebut dalam mengerjakan sebuah projek tertentu. Idealnya mesti ada satu dedicated person yang bertugas mengidentifikasi, mengkodifikasi dan menata beragam sumber pengetahuan yang relevan (sebutannya adalah “knowledge officer”). Orang ini tentu mesti dibantu oleh tim IT untuk menyiapkan infrastruktur database dan portal intranet tersebut.
2. Mentradisikan semacam pertemuan Knowledge Sharing Session
Sharing session ini bisa dilakukan secara corporate-wide, atau dilakukan per departemen/divisi. Bisa dilakukan dengan mengundang narasumber dari luar atau internal. Materinya bisa berupa pengetahuan manajemen praktis ataupun pengalaman karyawan dalam mengerjakan sebuah tugas/projek. Hasil sharing session ini kemudian juga bisa di-upload ke Portal Pengetahuan, sehingga setiap karyawan bisa mengakses materinya. Knowledge sharing session ini akan sangat bermanfaat dalam menggali dan mendistribusikan potensi pengetahuan yang ada dalam diri setiap karyawan perusahaan.
3. Menerbitkan semacam Online Knowledge Buletin .
Buletin ini dapat diterbitkan sebulan atau dua bulan sekali, dan berisikan update pengetahuan-pengetahuan mutakhir mengenai manajemen/bisnis ataupun mengenai dinamika industri yang ditekuni oleh perusahaan tersebut. Buletin ini sebaiknya didistribusikan melalui multimedia email (email multimedia maksudnya email yang isinya variatif, penuh warna dan elemen visual lainnya; jadi berbeda dengan email tradisional yang garing dan biasa Anda terima itu). Melalui knowledge buletin ini, pengetahuan setiap karyawan perusahaan Anda bisa terus disegarkan dan ter-upate; jadi tidak lapuk ketinggalan zaman.
1.Cobalah merestart PC
Merestart PC adalah cara termudah tetapi yang sering di lupakan oleh para pengguna PC. Window kadang bisa memperbaiki kesalahan yang ada pada systemnya hanya dengan merestart PC.Bila menekan tombol ”Start→Turn off Computer” tidak berfungsi,cukup tekan tombol ‘reset’ yang ada pada panel PC Anda.Untuk mematikan PC secara manual,tkan dan tahan tombol power selama beberapa detik dan lepaskan. Cara paling terakhir adalah mencabut ( jangan di goyang ) konektor listrik
2.Memahami sumber permasalahan
Restart tidak dapat menyelesaikan semua masalah PC. Oleh karena itu,ada beberapa hal yang perlu Anda ingat ketika PC menghadapi masalah yang serius. Bagaimana gejala pada PC? Seperti apakah seharusnya PC berjalan? Kapan terakhir kali software berjalan dengan baik? Kapan pertama kali masalah tersebut muncul ? Apakah yang berubah sejak itu ? Apakah hal ini mengganggu Anda dan seberapa sering hal tersebut terjadi, barulah Anda dapat memperbaikinya.
3.Jangan berharap terlalu banyak
Anda harus menyadari bahwa PC Anda punya batasan. Anda meminta terlalu banyak bila PC yang dianggap bagus setahun yang lalu di harapkan untuk dapat menjalankan program tercanggih yang ada sekarang. Komputer bukanlah benda elektronik statis seperti microwave dan DVD player. Ia selalu berubah dan berevolusi dengan cepat, sehingga PC yang berfungsi dengan baik tahun lalu akan memiliki kinerja yang sama menghadapi program yang ada sekarang. Semakin canggih program, maka semakin rumit pula proses komputasi yang harus di jalankan oleh PC. Harap selalu Anda ingat bahwa permintaan system yang ada pada bungkus software sebaiknya di perlakukan sebagai syarat minimum yang harus dipenuhi oleh pengguna PC. Oleh karena itu, semakin besar kekuatan PC Anda, semakin baik.
4.Baca buku manual
Terkadang permasalahan yang Anda temui sebenarnya telah di jelaskan pemecahannya di dalam menu Help, FAQ, buku manual dalam website pabrik pembuat perangkat, atau dalam forum online. Cara terakhir adalah yang terbaik, tetapi Anda membutuhkan banyak waktu untuk mencarinya diantara topik dalam forum. Walau terlihat sangat sulit dan menyita waktu, cara ini mungkin akan menjadi satu-satunya penolong Anda akan masalah yang di hadapi. Apalagi jika technikal supprot juga gagal mengenali masalah yang Anda hadapi.
5.Selesaikan sendiri masalah Anda
Bila Anda telah menemukan jawaban dari masalah Anda. Ada baiknya Anda coba terapkan sendiri. Namun, jika pemecahannya membutuhkan tingkat keahlian yang tidak Anda miliki, ada baiknya pula Anda menghubungi technikal support. Bila masalah Anda berada pada kerusakan software, menginstall ulang software tersebut akan lebih mudah dari pada mencari file yang rusak. Lagipula, cara ini berhasil untuk hampir semua masalah pada software.
6.Kumpulkan Informasi
Sebelum menghubungi technikal support, pastikan Anda menyiapkan segala informasi yang mungkin dapat membantu mereka ketika berusaha menyelesaikan masalah yang terjadi pada PC Anda. Beberapa informasi mengenai apa yang terjadi pada PC Anda seperti pesan error yang muncul di layar atau bunyi yang aneh pada PC dapat memberi bantuan yang berguna untuk technikal support. Hal lain yang perlu Anda sampaikan pada mereka adalah nama produk dan versinya. System operasi yang anda gunakan, spesifikasi hardware, dan kartu pembelian produk. Oleh karena itu,selalu simpan baik-baik semua benda yang Anda dapatkan ketika membeli PC Anda seperti kartu garansi, kabel-kabel, dan CD instalasi.
7.Jangan buang waktu dan uang
Bila Anda yakin masalahnya ada pada hardware, ada baiknya Anda membuka cover CPU dan memeriksa sambungan listrik sebelum menghubungi technikal support. Waktu yang terbuang ketika mereka membuka cover tersebut dapat merugikan Anda, apalagi jika mereka dibayar dengan hitungan waktu ( menit atau jam ) . Selain itu, periksa hal sepele yang biasanya dapat membuat komputer tidak dapat bekerja seperti sambungan listrik yang longgar. Akan sangat konyol jika Anda membayar hanya karena hal sepele seperti itu.
8.Berusaha untuk selalu tenang
Berteriak pada staff technikal support tidak akan dapat menyelesaikan masalah Anda. Anda harus menyadari bahwa mereka bukan orang serba tahu yang bisa menyelesaikan segala hal. Terkadang, software third-party dapat menyebabkan PC bermasalah dan hal ini bukanlah keahlian dari staff support dari pproduk yang Anda miliki. Oleh karena itu, jangan berharap staff technikal support PC Anda dapat mengatasi masalah yang di sebabkan oleh software yang Anda download dari internet dan menyebabkan kerusakan PC.
9.Beri dukungan penuh
Bersiaplah untuk bekerja sama dengan staff technikal support. Anda tidak dapat menyelesaikan masalah pada PC jika Anda berada jauh dari PC ketika menghubungi mereka. Biarkan komputer Anda menyala dan bersiaplah untuk menerima dan mengikuti instruksi yang di berikan. Selain itu,jangan menduga pemecahan masalah jika Anda tidak mengetahui dengan pasti persoalannya. Terkadang pengguna PC tergoda dan tertantang untuk mencoba menemukan sendiri pemecahan masalah. Terkadang cara ini malah akan membuat persoalan mudah menjadi kerusakan fatal.
10.Menghubungi technikal support
Bila menghubungi technikal support adalah satu-satunya cara untuk menyelesaikan masalah PC Anda, ada beberapa tips yang perlu Anda ingat :
►Tanyakan nama lengkap staff technikal support.
►Dokumentasikan nomor telepon yang Anda hubungi, tanggal dan lama Anda berbicara.
►Tanyakan nama kasus yang Anda alami, supaya lebih mudah mendapatkan support di lain waktu jika masalah terulang lagi.
►Catat pemecahan masalah yang Anda dapat. Bila masalahnya terulang lagi di lain waktu, tinggal ikuti catatan tersebut.
Satu, keberanian untuk berinisiatif. Kekuatan yang sebenarnya tidak lagi menjadi rahasia atas kesuksesan orang-orang terknenal yaitu mereka selalu punya ide-ide cemerlang! Seorang Donald Trump yang “mendunia” karena superioritasnya di bidang Real Estate awalnya berproses dari status bangkrut dan akhirnya berpredikat Raja Real Estate, adalah contoh dari seorang yang jenius dan berani berinisiatif. Kita tentu mengenal serial TV The Apprentice, kontes Miss Universe, Online University bernama TrumpUniversity.com, bahkan di negara asalnya boneka Donald adalah sebuah icon dan produk laris selain buku-buku bestseller -nya. Dan inisiatif adalah kekayaan semua orang, tinggal orang itu mau atau tidak untuk berinisiatif mengemukakan ide-idenya.
Dua, tepat waktu. Sebuah hal yang pasti untuk semua orang di dunia ini tanpa terkecuali adalah bahwa kita memiliki jumlah waktu yang sama yaitu 24 jam sehari. Seorang yang menepati janji dan tepat waktu menunjukkan bahwa dia adalah seorang yang memiliki kemampuan mengatur/manage sesuatu yang paling terbatas tersebut. Kemampuan untuk hadir sesuai janji adalah kunci dari semua keberhasilan, terutama keberhasilan berbisnis dan berinteraksi. Memberikan perhatian lebih terhadap waktu merupakan pencerminan dari respek terhadap diri sendiri dan kolega dan mitra kita.
Tiga, senang melayani dan memberi. Sebuah rumus sukses dari banyak orang sukses adalah mampu memimpin, namun sebuah additional attribute dari sikap kepemimpinan adalah kebiasaan melayani dan memberi. The more you give to others, the more respect you get in return . Dan, keikhlasan adalah kunci untuk sifat ini. Kebaikan lain akan terus mengalir tanpa henti saat kita mampu memberi dan melayani dengan ikhlas. Ini mungkin bisa dibilang sebagai bonus saja! Tetapi, setidaknnya dengan memberi dan melayani berarti menunjukkan kepada teman, kolega serta rekan kita betapa suksesnya diri kita sehingga membuat orang lebih yakin bermitra dan bergaul dengan diri kita.
Empat, membuka diri terlebih dahulu. Barangkali kita pernah bertemu orang yang selalu mau tahu tentang hal pribadi orang lain namun dia terus menutup diri agar jati dirinya tidak terbuka. Mereka biasanya hidup dalam ketakutan dan kecurigaan, dan selalu berprasangka buruk kepada siapa saja yang dijumpainya. Sikap ini adalah unsur yang tidak dimiliki banyak orang sukses. Rasa percaya dan kebesaran hati untuk membuka diri terhadap lawan bicara merupakan cermin bahwa kita nyaman dengan diri sendiri, lantas tidak ada yang perlu ditutupi, itulah yang dicari oleh para partner sejati dan sebagian besar dari kita akan setuju bahwa tidak banyak orang yang mau bekerja sama dengan orang yang misterius, betul kan ?
Lima, senang bekerja sama dan membina hubungan baik. Kemampuan bekerja sama dalam tim adalah salah satu kunci keberhasilan utama. Kembali kita mengambil contoh Donald Trump. Dalam serial TV The Apprentice, Trump memiliki tim yang loyal dan menjadi perpanjangan tangan dirinya dalam menemukan para calon “orang kepercayaan” yang baru. Pada akhirnya, Trump akan memiliki sebuah tim yang sangat loyal dan bervisi sama dengan menciptakan jaringan kerja yang baik, sehingga jalan menuju sukses itu semakin terbuka lebar.
Enam, senang mempelajari hal-hal baru. Ciputra dan Aburizal Bakrie adalah seorang yang bisa dikatakan sebagai orang sukses dalam bidangnya yaitu commerce . Tapi saat mereka mendirikan universitas, apakah mereka beralih sebagai seorang pendidik? Atau mereka sendiri sebenarnya adalah profesor? Jelas tidak, mereka tetap seorang entrepreneur, namun dengan kegemarannya mencari hal-hal baru serta langsung menerapkannya, maka dunia bisnis semakin terbuka luas baginya. Dunia bisnis ibarat sebagai tempat bermain yang laus dan tidak terbatas. Jadi senang belajar dan mencari hal baru adalah sebuah sikap kesuksesan.
Tujuh, jarang mengeluh, profesionalisme adalah yang paling utama. Lance Armstrong pernah berkata, “There are two kinds of days: good days and great days. ” Hanya ada dua macam hari: hari yang baik dan hari yang sangat baik. Adalah baik jika kita tidak pernah mengeluh, walaupun suatu hari mungkin kita akan jatuh dan gagal. Mengapa? Karena setiap kali gagal, itu adalah kesempatan bagi diri kita untuk belajar mengatasi kegagalan itu sendiri sehingga tidak terulang lagi di kemudian hari. Hari di mana kita gagal tetap sebagai a good day (hari yang baik).
Delapan, berani menanggung resiko. Jelas, tanpa ini tidak ada kesempatan sama sekali untuk menuju sukses. Sebenarnya setiap hari kita menanggung resiko, walaupun tidak disadari penuh. Resiko hanyalah akan berakibat dua macam: be a good or a great day . Jadi, jadi tidak perlu dikhawatirkan lagi bukan? Kegagalan pun hanyalah kesempatan belajar untuk tidak mengulangi hal yang sama di kemudian hari dan tentunya ambang kepada kesuksesan akan lebih dekat.
Sembilan, tidak menunjukkan kekhawatiran (berpikir positif setiap saat). Berpikir positif adalah environment atau default state di mana keseluruhan eksistensi kita berada. Jika kita gunakan pikiran negatif sebagai default state , maka semua perbuatan kita akan berdasarkan ini (kekhawatiran atau cemas). Dengan pikiran positif, maka perbuatan kita akan didasarkan oleh getaran positif, sehingga hal positif akan semakin besar kemungkinannya. Semakin positif kita menyikapi hambatan, semakin besar kesempatan kita menemukan penyelesaian atas hambatan tersebut.
Sepuluh, “comfortable in their own skin ” Menutup-nutupi sesuatu maupun supaya tampak “lebih” dari lawan bicaranya. Pernah bertemu dengan orang sukses yang rendah diri alias tidak nyaman dengan diri mereka sendiri? Tidak ada tentunya. Kenyamanan menjadi diri sendiri tidak perlu ditutup-tutupi supaya lawan bicara tidak tersinggung karena setiap orang mempunyai tempat tersendiri di dunia yang tidak bisa digantikan oleh orang lain. Saya adalah saya, mereka adalah mereka. Dengan menjadi diri saya sendiri, saya tidak akan mengusik keberadaan mereka. Jika mereka merasa tidak nyaman, itu bukan karena kepribadian saya, namun karena mindset yang berbeda dan kekurangmampuan mereka dalam mencapai kenyamanan dengan diri sendiri. Sikap dasar orang sukses tersebut di atas barangkali dapat menjadi cerminan dan memuluskan langkah kita untuk mencapai kesuksesan yang kita impikan, tinggal kita yang memutuskan. Siap untuk sukses? Sampai bertemu lagi di puncak gunung kesuksesan!
Recent Comments