Penerapan knowledge management dalam e-learning:
1. Identifikasi dan Analisa
Tahapan awal dari kegiatan ini adalah kita perlu mengetahui dimana posisi organisasi atau organisasi saat ini dalam pengelolaan pengetahuan. Hal ini perlu dilakukan karena pengetahuan organisasi spesifik dan berbeda-beda untuk setiap organisasi. Pertama yang perlu dilakukan adalah identifikasi pengetahuan yang ada, baik tacit maupun eksplisit dimana pengetahuan tersebut tersimpan dan bagaimana peranan pengetahuan tersebut dalam kegiatan organisasi. Hasilnya adalah sebuah peta pengetahuan yang ada dalam organisasi. Selanjutnya melihat proses-proses, budaya dan kebiasaan yang terkait dengan pengelolaan pengetahuan dalam organisasi, misalnya training, pendidikan dan latihan, tanya jawab, budaya diskusi/debat, dsb. Kemudian melihat aktor pelaku atau bagian organisasi yang berkaitan dengan proses pengelolaan pengetahuan tersebut (bagian diklat, bagian IT, kelompok ahli, pustakawan dll). Perlu juga diketahui bagaimana karyawan dalam organisasi mendapatkan pengetahuan. Tahap selanjutnya adalah indentifikasi infrastruktur yang ada, kita perlu melihat infrastruktur apa yang telah ada, misalnya perpustakaan, intranet, media komunikasi internal, email, forum diskusi, digital library dan lain-lain. Infrastruktur ini akan digunakan untuk membangun sistem knowledge management dalam organisasi. Dari informasi-informasi tersebut akan diperoleh gambaran mengenai proses pengelolaan pengetahuan yang ada saat ini, dan infrastruktur apa yang bisa digunakan untuk membangun manajemen pengetahuan.
2. Perancangan, Penerapan, Sosialisasi, dan Evaluasi
Tahap berikut setelah dilakukan identifikasi dan analisa adalah perancangan manajemen pengetahuan dalam organisasi. Beberapa pedoman yang bisa digunakan adalah:
- Penerapan teknologi, pada tahap awal gunakan teknologi yang tepat dan sederhana dan yang telah ada. Kemudian dapat dikembangkan lebih lanjut.
- Pendekatan top-down, dengan kebijakan, anjuran dan bottom-up dengan menggerakan karyawan melalui perubahan budaya.
- Dorong terciptanya Community of Practice.
- Bangun fasilitas untuk berbagi pengetahuan (formal maupun informal)
- Sosialisasi infrastruktur untuk dapat dimanfaatkan oleh seluruh karyawan.
- Evaluasi keberhasilan penerapan, misalnya dengan pengukuran kinerja.
3. Tipe Kegiatan Knowledge Management
Kegiatan knowledge management dapat diklasifikasikan dalam beberapa tipe yaitu:
- Mengumpulkan dan menggunakan ulang pengetahuan terstruktur. Pengetahuan sering tersimpan dalam beberapa bagian dari output yang dihasilkan organisasi, seperti disain produk, proposal dan laporan kegiatan, prosedur-prosedur yang sudah dimplementasikan dan terdokumentasikan dan kode-kode software yang semuanya dapat dipergunakan ulang untuk mengurangi waktu dan sumber yang diperlukan untuk membuatnya kembali.
- Mengumpulkan dan berbagi pelajaran yang sudah dipelajari (lessons learned) dari praktek-praktek. Tipe kegiatan ini mengumpulkan pengetahuan yang berasal dari pengalaman, yang harus diinterpretasikan dan diadopsi oleh user dalam konteks yang baru.
- Mengidentifikasi sumber dan jaringan kepakaran. Kegiatan ini bermaksud untuk menjadikan kepakaran lebih mudah terlihat dan mudah diakses bagi setiap karyawan. Dalam hal ini adalah untuk membuat fasilitas koneksi antara orang yang mengetahui pengetahuan dan orang yang membutuhkan pengetahuan.
- Membuat struktur dan memetakan pengetahuan yang diperlukan untuk meningkatkan performansi. Kegiatan ini memberikan pengaruh seperti pada proses pengembangan produk baru atau disain ulang proses bisnis dengam menjadikan lebih eksplisit atau terbuka dari pengetahuan yang diperlukan pada tahap-tahap tertentu.
- Mengukur dan mengelola nilai ekonomis dari pengetahuan. Banyak organisasi mempunyai aset intelektual yang terstuktur, seperti hak paten, copyright, software licenses dan database pelanggan. Dengan mengetahui semua aset-aset ini memungkinkan organisasi untuk membuat revenue dan biaya untuk organisasi.
- Menyusun dan menyebarkan pengetahuan dari sumber-sumber eksternal. Perubahan lingkungan bisnis yang cepat dan tidak menentu telah meningkatkan kepentingan dan kesungguhan pada business intelligence system. Dalam kegiatan ini organisasi berusaha mengumpulkan semua laporan dari luar yang berhubungan dengan bisnis. Dalam kegiatan ini diperlukan editor dan analis untuk menyusun dan memberikan konteks terhadap informasi-informasi yang diperoleh tersebut.
4. Tujuan Penerapan Knowledge Management dalam e-learning
Perangkat lunak e-learning yang dikembangkan saat ini lebih terfokus pada satu proses knowledge management yang saling terpisah, sehingga tujuan dari proses pembelajaran untuk mencapai sasaran-sasaran yang lebih tinggi untuk pengajar, pelajar atau lembaga tidak dapat mencapainya dengan baik. Pelatihan menyediakan 4 media yang berbeda pada e-learning, antara lain:
1) User Guides – Versi baru pada setiap perlengkapan tersedia atau terjadi perubahan. Pengguna menerima email dalam knowledge management menganggap perubahan dan upgrade untuk mendownload versi terakhir pada guidelines
2) FAQ – Dokumen FAQ diciptakan berdasarkan pertanyaan yang diterima dari user dan mengirimkan kepada advisor dan refleksi kebutuhan dan feedback user
3) Computer Based Training – dikembangkan oleh tim knowledge management dan disimpan pada sistem management learning pada komunitas management pada pelatihan yang tersedia untuk semua orang dan dapat didownlod dimanapun
4) Digital Library – Ketika perlengkapan kurikulum mendukung fungsi kelas, perlengkapan digital library fokus pada penempatan sumber daya. Setiap fungsi mendukung fase ekplorasi dan koleksi pada pencarian informasi. Perlengkapan digital library membantu user menemukan informasi yang benar. Fitur digital library meliputi search, browsing dan discovering special collections atau exhibit. Search dan browsing digunakan untuk mengalokasikan sumber daya dan mengeksplore topic yang berelasi. Koleksi-koleksi yang special atau berisi material organisasi yang merepresentasikan sebuah ciri khusus untuk menarik user
5) Discussion forum – memotivasi pengguna untuk mendiskusikannya secara lebih spesifik dan terstruktur setelah mendapatkan topic yang menarik bagi anggota user. Dengan discussion forum maka penciptaan pengetahuan secara semi terstruktur.
Dengan menggunakan knowledge management, dalam e-learning dimungkinkan terjadinya suatu pengetahuan baru karena terjadinya forum atau linkage antara pimpinan, pejabat fungsional, karyawan, pemakai, lembaga swasta atau industri dan seterusnya sehingga terjadi proses sosialisasi dari tacit ke tacit. Selain itu juga terjadi proses articulation yaitu konversi dari tacit ke explicit, serta proses internalization yaitu konversi dari explicit ke tacit. Knowledge management membangun repository pembelajaran secara terpusat.
5. Strategi Untuk Mengelola Pengetahuan
Dalam praktek knowledge management di lapangan terdapat dua buah strategi knowledge management yang sangat berbeda. Kedua strategi tersebut adalah :
1. Strategi Kodifikasi
Pada strategi kodifikasi, pengetahuan dikodifikasi, didokumentasikan dengan baik, dan disimpan ke dalam database sehingga dapat diakses dan digunakan berulang-ulang oleh siapapun dalam organisasi tersebut. Komputer membantu komunikasi antara individu-kedokumen. Untuk itu diperlukan sebuah sistem yang mirip dengan perpustakaan tradisional, yang menyimpan dokumen elektronik dengan fasilitas search engine yang bagus. Strategi ini biasanya dipakai oleh organisasi yang menjual produk yang standard dan umum
2. Strategi Personalia
Strategi Personalia, pengetahuan disebarkan melalui kontak individu-ke-individu. Fungsi utama komputer hanyalah untuk membantu mereka berkomunikasi seperti melalui email, chatting, video conferensi, lalu meeting. Untuk itu diperlukan sebuah sistem pencarian data keahlian (expertise directory) sehingga setiap individu bisa menghubungi individu lainnya dengan informasi kontak yang disediakan. Strategi ini biasanya dipakai oleh organisasi yang memberikan solusi sangat costumized kepada setiap permasalahan yang unik. Sebuah organisasi tidak bisa menggunakan kedua strategi sekaligus dengan proporsi yang sama juga tidak bisa hanya menggunakan salah satu strategi saja. Strategi yang tidak sesuai dengan budaya dan kehidupan bisnis organisasi juga akan menghasilkan kegagalan bisnis organisasi juga akan menghasilkan kegagalan besar dalam menerapkan knowledge management
Pendahuluan
Pada era informasi memunculkan karakteristik masyarakat informasi dimana keberadaan informasi menjadi sangat penting dan menjadi salah satu kebutuhan pokok bagi setiap orang. Bagi masyarakat informasi banyak aspek kehidupan sangat bergantung kepada informasi. Tanpa informasi, kehidupan masyarakat informasi tidak akan berjalan sesuai dengan yang diharapkan, dan didalam melakukan setiap kegiatannya, masyarakat informasi akan selalu membutuhkan informasi dan semakin menuntut informasi yang cepat, aktual, akurat, dan relevan. Informasi tersebut senantiasa mengisi segala aspek kehidupan, mulai dari lingkup individu, keluarga, sosial, hingga lingkup kelompok dan organisasi. Begitu pula bagi suatu organisasi, apapun jenis organisasinya, informasi merupakan salah satu jenis sumber daya yang paling utama. Karena informasi, orang-orang di dalam suatu organisasi memutuskan untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu, sehingga informasi menjadi penuntun bagi siapapun saat melakukan aktivitas keorganisasian. Dari sinilah kemudian muncul apa yang dinamakan pengetahuan.
Pengetahuan dari organisasi dapat menjadikan organisasi tersebut memahami tujuan keberadaannya. Diantara tujuan yang terpenting adalah bagaimana organisasi memahami cara mencapai tujuannya. Organisasi-organisasi yang sukses, adalah organisasi yang secara konsisten menciptakan pengetahuan baru dan menyebarkannya secara menyeluruh didalam organisasinya, dan secara cepat mengadaptasinya kedalam teknologi dan produk serta layanan mereka. Melihat perannya yang begitu penting bagi suatu organisasi, maka semua pengetahuan yang dimiliki oleh suatu organisasi harus dikelola dengan baik, sehingga pengetahuan tersebut dapat berperan optimal untuk organisasinya. Bentuk dan kemampuan organisasi dalam mengelola pengetahuan sangat mempengaruhi kualitas pengetahuan yang dihasilkan dan juga akan mempengaruhi kualitas hubungan atau integrasi di antara komponen-komponennya.
Sehubungan dengan paparan tersebut, akhir – akhir ini banyak organisasi yang telah menjadikan knowledge management sebagai salah satu strategi untuk menciptakan nilai, meningkatkan efektivitas dan produktifitas organisasi, serta keunggulan kompetitif organisasi. Mereka mulai menerapkan manajemen pengetahuan dalam rangka peningkatan kinerja usaha dan daya tahan organisasi mereka. Dalam lingkungan yang sangat cepat berubah, pengetahuan akan mengalami keusangan oleh sebab itu perlu terus menerus diperbarui melalui proses pembelajaran.
Manfaat Knowledge management yang dapat membantu untuk menjadi sumber inspirasi awal bagi perusahaan yaitu:
- Meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan
- Meningkatkan respons terhadap pelanggan
- Meningkatkan efisiensi cara kerja dan proses
- Meningkatkan kemampuan dalam berinovasi
- Meningkatkan jumlah produk atau jasa
Dari sinilah inovasi dapat terus dilakukan. Inovasi tidak lagi hanya tanggungjawab bagian penelitian dan pengembangan, melainkan semua orang/kelompok dalam organisasi. Selanjutnya, orientasi dan respons terhadap pelanggan tidak lagi hanya menjadi tanggungjawab pemasaran dan customer service, namun menjadi nafas seluruh organisasi. Efisiensi cara kerja dan proses yang selalu dievaluasi akan membuat organisasi dapat bekerja cerdas dalam memanfaatkan sumber daya yang ada dari waktu ke waktu. Tidak adanya media dan forum komunikasi di semua lini yang transparan membuat evaluasi cara kerja dalam organisasi jarang dibahs secara khusus. Karena, semua orang hanyut dalam kesibukan rutin.
Semua manfaat knowledge management dapat dipetik, karena adanya kemudahan mengakses informasi yang dibentuk oleh berbagai dokumentasi pengalaman terdahulu. Akses informasi yang cepat dan mudah, tidak selalu bertumpu pada dokumentasi yang terismpan dalam computer, namun karena adanya budaya organisasi untuk melakukan knowledge-sharing melalui media dan forum yang bersifat formal maupun informal
Muara dari semua teknik Knowledge management bagi kebutuhan bisnis yakni bagaimana perusahaan dapat tetap melayani kebutuhan pelanggan dengan melakukan beberapa hal berikut:
- Menangkap informasi
- Meningkatkan keluwesan dan adaptasi perusahaan
- Beroperasi dengan fixed assets dan overhead
- Sumber daya manusia, persediaan dan fasilitas yang optimal
- Menciptakan, berbagi knowledge dan terus belajar
- Memberdayakan karyawan
- Melakukan inovasi
- Memperpendek waktu produksi
- Menghasilkan produk yang bermutu
- Mempercepat pelayanan
Pelayanan kebutuhan pelanggan mustahil dapat dilakukan, apabila perusahaan tidak terus menerus memfokuskan diri, dalam memperbarui dan meningkatkan knowledge management karyawan maupun tim dalam pekerjaaannya
PT Unilever Indonesia Tbk (perusahaan) didirikan pada 5 Desember 1933. Unilever Indonesia merupakan salah satu anak perusahaan raksasa produk konsumen Unilever yang patut dibanggakan. Secara finansial hingga 2004, Unilever Indonesia berhasil mempertahankan tingkat pertumbuhan dua digit selama 6 tahun berturut-turut. Angka penjualan tumbuh sebesar 10,6% menjadi Rp 8,985 triliun; laba usaha tumbuh 14,8% menjadi Rp 2,039 triliun; laba bersih tumbuh sebesar 13,2% menjadi Rp 1,468 triliun. Dengan kurs sekitar Rp 9.000 per dolar Amerika, maka Unilever Indonesia bisa dikatakan perusahaan satu miliar dolar.
Elemen-elemen strategi bisnis yang seimbang yang digunakan oleh PT Unilever Indonesia Tbk. :
1. Visi dan Misi
Visi yang dimiliki oleh sebuah perusahaan merupakan suatu cita-cita tentang keadaan di masa datang yang diinginkan untuk terwujud oleh seluruh personel perusahaan, mulai dari jenjang yang paling atas sampai yang paling bawah, bahkan pesuruh sekalipun. Misi adalah penjabaran secara tertulis mengenai visi agar visi menjadi mudah dimengerti atau jelas bagi seluruh staf perusahaan.
Visi Unilever adalah “To become the first choice of consumer, costumer and community”
Misi Unilever adalah :
- Menjadi yang pertama dan terbaik di kelasnya dalam memenuhi kebutuhan dan aspirasi konsumen
- Menjadi rekan yang utama bagi pelanggan, konsumen dan komunitas.
- Menghilangkan kegiatan yang tak bernilai tambah dari segala proses.
- Menjadi perusahaan terpilih bagi orang-orang dengan kinerja yang tinggi.
- Bertujuan meningkatkan target pertumbuhan yang menguntungkan dan memberikan imbalan di atas rata-rata karyawan dan pemegang saham.
- Mendapatkan kehormatan karena integritas tinggi, peduli kepada masyarakat dan lingkungan hidup.
2. Analisis Lingkungan Eksternal dan Internal
Realisasi misi perusahaan akan menjadi mudah dilakukan jika perusahaan mengetahui dan menganalisis lingkungan eksternal dan lingkungan internal perusahaan Perusahaan perlu mengetahui kekuatan dan kelemahannya, sehingga perusahaan dapat mencermati peluang yang ada dan memanfaatkannya agar perusahaan memiliki keunggulan kompetitif. Dalam dunia bisnis, perusahaan harus mampu menganalisa lingkungan eksternal dan internal agar dapat menentukan manajemen strategis yang paling tepat untuk kemajuan masa depan perusahaan.
Vitalitas adalah inti semua kegiatan Unilever, yang terdapat di dalam produk, karyawan dan nilai-nilai perusahaan. Vitalitas mempunyai arti yang berbeda bagi masing-masing orang. Ada yang menganggapnya sebagai energi, yang lain menganggapnya sebagai kondisi badan dan pikiran yang sehat serta merasakan hidup yang berarti. Bagaimanapun juga mereka mendefinisikannya, jutaan orang di seluruh dunia menggunakan produk Unilever setiap hari untuk meningkatkan vitalitas kehidupan konsumennya karena memiliki rambut yang berkilau dan senyum yang cemerlang, mempunyai rumah yang tetap segar dan bersih, atau dengan menikmati secangkir teh yang nikmat, makanan yang memuaskan dan makanan kecil yang menyehatkan. Vitalitas berarti apa yang Unilever pertahankan: nilai-nilai perusahaan, apa yang membuat perusahaan berbeda, dan bagaimana perusahaan memberi sumbangsih kepada masyarakat. Vitalitas merupakan ikatan bersama yang menghubungkan produk-produk dan merupakan inti perusahaan yang tidak ada duanya untuk beroperasi di seluruh dunia.
Misi vitalitas perusahaan mengharuskan perusahaan untuk menumbuhkan usaha dengan menangani masalah-masalah kesehatan dan gizi. Budaya perusahaan menggambarkan vitalitas. Menambah vitalitas hidup memerlukan standar tertinggi perilaku terhadap setiap orang yang berhubungan dengan Unilever; masyarakat yang tersentuh dan lingkungan yang terpengaruh oleh Unilever. Permintaan yang terus meningkat akan lebih banyak vitalitas hidup memberi kami kesempatan besar untuk tumbuh. Cara Unilever bekerja dan produk-produk yang Unilever kembangkan dibentuk oleh kecenderungan pelanggan, bersama-sama dengan kebutuhan untuk membantu meningkatkan standar kesehatan dan higiene baik di negara-negara berkembang maupun maju di seluruh dunia.
3. Sasaran Jangka Panjang
Pembuatan sasaran jangka panjang ini mengacu kepada strategi induk yang telah ditetapkan sebelumnya. Sasaran Jangka Panjang Unilever adalah memiliki standar perilaku yang tinggi pada perusahaan dalam bekerja sama dengan semua orang, masyarakat dapat tersentuh dan produk yang diciptakan dapat berdampak di lingkungan sekitar.
4. Strategi Fungsional
Sasaran jangka pendek mengacu pada strategi fungsional yang sifatnya operasional. Strategi fungsional yang sifatnya lebih operasional ini mengarah kepada berbagai bidang fungsional dalam perusahaan untuk memperjelas hubungan makna strategi utama dengan identifikasi rincian yang sifatnya spesifik. Strategi fungsional ini menjadi penuntun dalam melakukan berbagai aktivitas agar konsisten bukan hanya dengan strategi utamanya saja, melainkan juga dengan strategi dibidang fungsional lainnya. Didalam dunia binis, perusahaan harus mempunyai bidang-bidang fungsional yang utama agar dapat bersaing dengan pesaing bisnisnya, antara lain :
- Strategi Manajemen Keuangan
Strategi ini harus mampu menentukan arah penggunaan dana baik untuk jangka panjang maupun jangka pendek. Strategi ini umumnya berkisar pada tiga hal, yaitu bagaimana perusahaan memperoleh modal, alokasi kapital, dan manajemen modal kerja termasuk dalam hal pembagian keuntungan.
Unilever saat ini memang fokus melakukan pertumbuhan organik seperti peningkatan omset penjualan, laba perusahaan dan menekan struktur biaya. Namun tidak menutup kemungkinan melakukan pertumbuhan anorganik. Sepanjang kiprahnya di Indonesia, Unilever telah empat kali mengakuisisi merek. Akuisisi teh celup Sari Wangi dilakukan tahun 1990, Yoohan (dengan berbagai merek seperti Molto, Trisol, Whipol) tahun 1998, kecap Bango tahun 2000 dan Taro tahun 2003. Dalam melakukan akuisisi, Unilever selalu menggunakan dana keuangan internal, tidak perlu injeksi dana kantor pusat. Ia menekankan, akuisisi hanya akan dilakukan jika bisa mendukung bisnis utama Unilever yang telah ada. Unilever tidak akan keluar dari bisnis utamanya, memproduksi dan memasarkan barang-barang konsumer. Strategi manajemen keuangan Unilever dilakukan melalui pendirian kantor pemasaran Unilever Indonesia ke berbagai negara seperti Singapura, Jepang dan Australia. Sabun Lux buatan Rungkut, ice cream Wall’s dan teh Sari Wangi buatan made in Cikarang bisa ditemukan di ketiga negara ini. Total ekspor produk Unilever Indonesia mencapai 6% dari omset penjualan.
- Strategi Manajemen Sumber Daya Manusia
Kegiatan manajemen sumber daya manusia berkisar pada pengadaan, penggunaan dan pemeliharaan sumber daya manusia. Agar ketiga pokok kegiatan tersebut berjalan lancar perlu disiapkan sistem yang handal. Tahap pengadaan mencakup perencanaan SDM, rekrutmen, seleksi dan orientasi. Tahap penggunaan perlu memperhatikan kesesuaian antara kemampuan SDM dan apa yang menjadi tugas serta tanggung jawabnya. Juga perlu diperhatikan hal-hal mengenai kesempatan memperoleh pelatihan dan pendidikan, supervisi, penilaian kinerja, imbalan serta jaminan perlindungan dan kesehatan kerja. Terakhir, pada tahapan pemeliharaan sumber daya manusia tujuannya adalah bagaimana agar karyawan merasa puas bekerja.
Salah satu kekuatan Unilever ada pada kualitas sumber daya manusia. Unilever secara rutin merekrut lulusan baru dari universitas terkemuka. Setelah itu diberikan pelatihan sistem produksi, pemasaran dan keuangan selama tiga bulan. Mereka tidak langsung kerja tetapi ditraining terlebih dahulu di berbagai bidang seperti manufaktur, pemasaran, penelitian dan pengembangan. Saat ini tenaga kerja yang diserap oleh Unilever secara langsung berjumlah 3.000 orang ini belum termasuk tenaga kerja tidak langsung. Total tenaga kerja yang terserap berjumlah 25.000 orang. Jika diansumsikan satu orang memiliki empat anggota keluarga maka perusahaan menanggung nasib sekitar 100.000 orang.
- Strategi Manajemen Operasional
Merumuskan strategi manajemen operasional paling tidak membutuhkan dua komponen, yaitu adanya sarana dan prasarana yang memadai dan cara menyediakan sarana dan prasarana tersebut. Dari dua komponen diatas, hal-hal pokok dalam manajemen operasional dapat dijabarkan menjadi beberapa bidang, yaitu inventarisasi, prosedur, pembelian barang, pengendalian mutu, biaya produksi, produktivitas kerja, jadwal produksi, tenaga kerja, penggunaan fasilitas, dan pemeliharaan peralatan.
Strategi Manajemen Operasional Unilever adalah penyertaan, merangkul perbedaan, menciptakan kemungkinan dan berkembang bersama-sama untuk bisnis yang lebih baik kinerjanya. Perusahaan merangkul keragaman dalam tenaga kerja. Ini berarti memberikan perhatian penuh dan adil kepada semua pemohon dan pembangunan berkelanjutan semua karyawan tanpa memandang jenis kelamin, kebangsaan, ras, kepercayaan, cacat, atau status sosial. Keanekaragaman memainkan peranan penting dalam memastikan perusahaan memahami kebutuhan konsumen. Produktivitas kerja yang berusaha ditingkatkan dari tahun per tahun dengan melatih SDM dalam bidang produksi dan keuangan.
- Strategi Manajemen Pemasaran
Ada empat komponen pokok bidang pemasaran yang dapat dikendalikan perusahaan yang kita kenal dengan sebutan 4P(Product, Price, Place, dan Promotion), termasuk pula kondisi persaingan.
Dalam strategi pemasaran, Unilever menciptakan brand masing-masing pada setiap produk, sehingga membagi pasar produk sabunnya dalam 3 merek, yaitu Lux (untuk kecantikan wanita dengan segala manfaat dari sabun Lux), Lifebuoy (Kesehatan-keluarga) dan Dove (kecantikan sejati karena cantik itu tidak mengenal usia, ras dan batasan yang lain sera menonjolkan keistimewaan formulanya yang hingga kini belum bisa dicontoh oleh produsen sabun dimanapun), atau bagaimana Sosro membagi konsumennya berdasarkan jenis produk teh botol Sosro (umum), Estee (menyukai volume/isi lebih banyak) dan Fruit tee (anak muda/khususnya anak sekolah yang menyukai teh rasa buah & cenderung suka rasa manis).Unilever tidak saja menjawab kebutuhan pasarnya tetapi juga memastikan kempetitornya untuk berfikir beberapa kali sebelum menyemplungkan diri kekancah persaingan tersebut
5. Program. Pelaksanaan, Pengendalian, dan Evaluasi
Agar sasaran yang ingin diraih dapat direalisasikan dengan strategi yang telah ditetapkan, strategi perlu ditindaklanjuti dengan pelaksanaan (action). Pelaksanaan tidak akan efektif bila tidak didahului dengan perencanaan. Perencanaan yang baik minimal mengandung asas-asas untuk mencapai tujuan, realistis dan wajar, efisien serta merupakan cerminan dari strategi dan kebijakan perusahaan. Perencanaan yang masih dalam bentuk global hendaknya dibuat dalam bentuk yang lebih detail, misalnya dalam bentuk program-program kerja. Jika program kerja telah disiapkan berikut sumber daya yang dibutuhkan, maka pelaksanaan kerja sudah dapat dimulai. Pengendalian atau pengawasan dimaksudkan untuk lebih menjamin bahwa semua kegiatan yang diselenggarakan oleh perusahaan hendaknya didasarkan pada rencana yang telah disepakati, sehingga sasaran tidak menyimpang atau keluar dari batas-batas toleransi.
Tiga pengujian dapat digunakan untuk mengevaluasi pilihan strategi terbaik, yakni :
1. Goodness of Fit Test – Strategi yang baik harus benar-benar cocok terhadap kondisi industri dan kompetisi, peluang dan ancaman pasar, dan aspek lain dari lingkungan eksternal perusahaan. Pada sisi lain, ia juga harus selaras dengan kekuatan dan kelemahan sumber daya, kompetensi, dan kemampuan kompetitif perusahaan .
2. Competitive Advantage Test – Strategi yang baik harus mampu menigkatkan daya saing perusahaan.
3. Performance Test – Strategi yang baik harus mampu meningkatkan kinerja perusahaan. Dua jenis peningkatan kinerja yang paling sering dikatakan mengenai
kemampuan strategi adalah : meningkatkan profitabilitas serta meningkatkan kekuatan kompetitif perusahaan dan posisi pasar dalam jangka panjang
Program yang dilakukan PT Unilever Indonesia Tbk adalah :
Ø Program sosial masyarakat yang dilakukan brand-brand Unilever di antaranya:
1. Kampanye Cuci Tangan dengan Sabun (Lifebuoy)
2. Program Edukasi Kesehatan Gigi dan Mulut (Pepsodent)
3. Program Pelestarian Makanan Tradisional (Bango)
4. Program memerangi kelaparan dan membantu anak Indonesia yang kekurangan gizi (Blue Band)
Ø Dalam bidang korporasi, di bawah payung Yayasan Unilever Indonesia, Unilever menjalankan tanggung jawab sosial perusahaannya dalam bidang
1. Program pemberdayaan masyarakat/UKM (Program Pemberdayaan Petani Kedelai Hitam)
2. Program edukasi kesehatan masyarakat (Pola Hidup Bersih dan Sehat / PHBS)
3. Program Lingkungan (Green and Clean)
1. Menciptakan harapan bahwa setiap orang bertanggungjawab untuk mengumpulkan dan membagi pengetahuan
Dalam organisasi belajar, setiap orang harus didorong untuk menggunakan kemampuan mereka untuk mengumpulkan data. Semua pegawai harus menyadari pengetahuan apa yang mungkin berguna bagi organisasinya sehingga mereka dapat menyerapnya. Pengetahuan ini dapat diperoleh melalui jalur formal seperti konferensi, melalui internet, atau dalam sebuah koran dan jurnal begitu juga melalui jalur informal seperti pertemuan-pertemuan, museum-museum dan film-film. Beberapa perusahaan mendorong dan memberi penghargaan bagi karyawan yang melakukan penelitian, menyadari bahwa melalui pemikiran yang dalam dapat meningkatkan kekuatan belajar secara signifikan. Sebuah organisasi belajar bahkan mendorong pegawainya untuk menggunakan bagian dari waktu liburan mereka untuk belajar.
2. Menyerap pengetahuan external yang relevan ke dalam organisasi secara sistematis
Organisasi belajar menghindari sindrom “tidak menemukan sesuatu di disini” dan akan mencari secara sistematik dari luar untuk mengumpulkan informasi yang dapat membantu organisasi. Masukan dari luar ini yaitu misi belajar untuk lebih memahami performa dan kemampuan dari organisasi lain, uji coba untuk mendapatkan praktek-praktek terbaik dalam industri, serta menghadiri konferensikonferensi dan forum. Berdasarkan uji coba terhadap perusahaan-perusahaan sukses di dunia bahwa dua puluh lima persen hal terpenting untuk meningkatkan performa perusahaan yaitu kualitas total, komitmen manusia, inovasi dan pertumbuhan serta kepuasan pelanggan.
3. Mengorganisasikan event-event belajar ke dalam organisasi untuk menyerap dan membagi pengetahuan
Organisasi belajar telah mengembangkan beberapa strategi untuk mendorong anggota organisasi berbagi dalam belajar. Strategi-strategi lain yaitu:
A. Strategi review, yaitu memeriksa perubahan lingkungan persaingan
dan portofolio produk-produk perusahaan, teknologi serta posisi pasar.
B. Mengaudit sistem, yaitu memeriksa kebenaran jumlah, proses-proses persilangan fungsi dan sistem pengiriman.
C. Laporan uji coba internal yaitu mengidentifikasi dan membandingkan kegiatan-kegiatan terbaik di kelas dalam organisasi.
D. Jambore dan simposium, yaitu mempertemukan antara pelanggan, pemasok, ahli-ahli dari luar atau dari dalam untuk membagi ide dan belajar satu sama lain.
4. Mengembangkan cara-cara kreatif dan generatif dalam berpikir
dan belajar
Albert Einstein mengemukakan bahwa “imajinasi lebih penting daripada informasi”. Meningkatkan pengetahuan perusahaan dengan belajar dari oranglain hanya akan memberi peningkatan secara kuantitatif. Bagaimanapun, menciptakan pemikiran dan pengetahuan baru, baru dapat dikatakan suatu peningkatan belajar. Berikut merupakan aktivitas-aktivitas yang dapat menigkatkan pembelajaran yang generatif dan kreatif dalam organisasi:
A. Dengan hati-hati mengadakan eksperimen skala kecil dan mengharapkan umpan balik untuk meningkatkan proses belajar dan mendapatkan peningkatan yang berlanjut
B. Pemberian penghargaan pada usaha-usaha yang imajinatif dan berbahaya
C. Mengadakan workshop tentang kreatifitas dan penggunaan otak kanan
D. Mendorong munculnya beragam ide untuk mendapatkan satu ide yang terbaik
5. Dorongan dan penghargaan, Inovasi dan penemuan
“Perusahaan akan mati jika mereka tidak dapat menciptakan produk-produk dan pelayanan baru secara berlanjut,”seperti yang dikemukakan oleh Alvin Toffler pengarang buku Powershift. Untuk bertahan pada pasar global, organisasi harus selalu menciptakan cara-cara baru dalam memproduksi produk-produk dan pelayanan yang lebih baik. Penemuan dan inovasi akan terdesak bila tidak ada lagi pasar yang aman. Organisasi belajar menekankan pentingnya pemberian kritik pada pembelajaran generatif dalam organisasi belajar, dan dorongan untuk melakukan eksperimen dan refleksi.
6. Melatih staff dalam menyimpan dan mendapatkan kembali pengetahuan
Banyak dari kita merupakan orang yang buta komputer. Kita lebih banyak tidak mengerti karena komputer membutuhkan pengetahuan tentang kode-kode untuk mengoperasikannya. Sejak kita tidak sepenuhnya menyadari tentang memori dan sistem nilai dari organisasi, kita tidak tahu data apa untuk menahan sistem pusat informasi. Akhirnya, kita tidak akan menyadari potensi dari pengetahuan dan kita tidak akan menyisihkan waktu menambah pengetahuan untuk organisasi atau mencari pengetahuan yang dapat berguna dari luar atau dalam perusahaan melalui komputer. Orang dalam organisasi belajar akan menginformasikan pengetahuan yang dibutuhkan untuk perusahaan, melalui sistem memori untuk menyimpan pengetahuannya. Mereka akan belajar bagaimana berhubungan dengan pusat pengetahuan dan bagaimana cara untuk mengakses data-data penting dari seluruh dunia.
7. Mendorong pencampuran tim dan perputaran pekerjaan untuk memaksimalkan transfer pengetahuan dalam suatu ruang lingkup
Satu dari cara paling efektif untuk mentransfer pengetahuan dalam organisasi adalah dengan mentransfer individu atau tim yang memiliki pengetahuan itu, baik itu pengetahuan secara teknik, interpersonal maupun manajerial. Transfer pengetahuan melalui orang sangat baik kaena orang yang membawa pengetahuan tersebut dapat menjamin bahwa pengetahuannya telah dikirimkan. Manfaat lain dari pencampuran tim dan perputaran pekerjaan yaitu memberi kesegaran secara pendekatan dan persepsi karena orang baru yang dimasukkan ke dalam situasi tersebut. Orang baru tersebut dapat member inspirasi untuk memecahkan suatu masalah.
8. Mengembangkan pengetahuan berdasarkan nilai dan kebutuhan belajar organisasi
Tidak sedikit informasi dibuat berbentuk kode dan disimpan dengan cara tertentu sehingga hanya dapat diakses oleh individu atau organisasi, melalui kode tertentu. Untuk dapat menentukan data apa yangdapat digunakan, organisasi harus memutuskan data mana yang berharga dan kemudian dikodekan berdasarkan kebutuhan pembelajaran sesuai dengan operasi organisasional. Pengetahuan yang disimpan harus lebih mudah diakses oleh orang yang berwenang. Pengetahuan ini harus terstruktur dan diorganisir dengan baik sehingga pengguna dapat menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat. Tentunya pengetahuan yang disimpan harus dapat diperbarui sehingga pengetahuan tersebut selalu akurat dan valid. Menyimpan pengetahuan bukan hanya dikategorikan berdasarkan tipenya saja, melainkan berdasarkan kebutuhan belajar staf, tujuan organisasi untuk kelanjutan peningkatan, dan keahlian pengguna.
9. Menciptakan mekanisme untuk mengumpulkan dan menyimpan pelajaran
Organisasi belajar memahami bahwa pembelajaran dapat dilalui melalui metode yang berkenaan dengan hukuman dan metode yang positif. Berikut merupakan beberapa strategi terbaik yang digunakan dalam manajeman pengetahuan perusahaan:
A. Director dari manajemen pengetahuan ditentukan sebagai orang yang mengkoordinir usaha-usaha perusahaan dalam menciptakan dan mengumpulkan pengatahuan.
B. Mentransfer pengetahuan bukan hanya merupakan tanggung jawab sang ahli namun juga merupakan bagian dari pekerjaan setiap orang.
C. Pengembangan pengetahuan termasuk dalam proses evaluasi personil.
D. Seorang karyawan tidak akan mendapatkan kode sebelum dia berhasil mempersiapkan dua halaman kesimpulan mengenai hal apa yang telah dia pelajari dari proyek yang telah dia kerjakan.
E. Setiap tiga bulan, setiap manajer proyek menerima hasil cetakan dari apa yang dia masukkan kedalam Sistem Informasi Praktek.
F. Sistem informasi online yang disebut Jaringan Pengembangan Praktek yang diperbarui setiap minggu dan saat ini telah mencapai 6000 dokumen.
10.Mentransfer pelajaran di kelas ke dalam pekerjaan
Menurut pendapat Mary Broad dan John Newstrom dalam teori Transfer af Training, kurang dari 10% pelajaran yang disampaikan dalam kelas dapat Digunakan dalam pekerjaan. Persentase ini dapat meningkat secara signifikan dengan mengimplementasikan strategi yang berhati-hati dalam mentransfer pelajaran dengan memasukkan langkah-langkah spesifik di mana manajer, peserta, dan trainer lakukan sebelum kursus (petunjuk mengenai harapan apa yang dimiliki dengan mengikuti kursus ini dan bagaimana persiapan sebelumnya), selama kursus (kemampuan dan alat-alat apa yang dilatih), dan setelah kursus (aktivitas-aktivitas berikutnya).
1. Knowledge management mendukung proses inti aktivitas software engineering .
Dalam hal ini, knowledge management bertindak sebagai pendukung kegiatan inti (core task ), yaitu pengembangan software. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam pengembangan software , tidak lepas dari dokumentasi dan bahkan hampir semua hasil kerjanya adalah dokumen, baik berupa code , manual, dokumen bantuan, atau yang lain. Karena itu, aktivitas yang selalu dilakukan adalah pembuatan dokumen, penyuntingan, koreksi dan aplikasi dokumen tersebut. Untuk mengatur dokumen tersebut, diperlukan sebuah tool yang dikenal dengan document management . Tool ini digunakan sebagai fondasi dasar knowledge management dalam software engineering . Kebanyakan organisasi yang melakukan software engineering mempunyai beberapa lokasi workshop (software house ) yang terletak pada lokasi yang berbeda. Oleh karena itu, pasti terjadi proses distribusi dokumen yang telah dibuat di masing-masing workshop . Proses distribusi informasi tersebut juga memerlukan penanganan khusus yang dikenal dengan istilah manajemen informasi, yang dapat dilakukan dengan berbagai tool seperti email, kalender, groupware dan lain-lain.
2. Manajemen dan distribusi dokumen.
Knowledge management mendukung proses dokumentasi yang biasanya dilakukan menggunakan aplikasi document management. Makanya, dokumen dapat dengan mudah dirunut mengacu pada versinya. Selain itu, beberapa aplikasi document management juga dapat memberikan versi secara otomatis atau memungkinkan sebuah dokumen disunting secara simultan. Dalam software engineering yang melibatkan tim yang cukup besar, mungkin diperlukan juga mekanisme workflow untuk beberapa proses di dalamnya, seperti review atau uji coba software .
3. Manajemen kompetensi.
Manajemen kompetensi ini dilakukan untuk tetap menjaga semua aset knowledge tacit sehingga bisa diketahui dan tercatat, “siapa yang mengetahui apa”. Pada software house skala kecil, biasanya dengan mudah seseorang dapat mengetahui knowledge yang dimiliki oleh rekannya. Jadi, “siapa yang mengetahui apa” dalam organisasi tersebut dapat dengan mudah diingat. Tetapi, semakin besar organisasi yang berarti juga semakin melibatkan banyak orang, “siapa yang mengetahui apa” semakin sulit dilakukan (not knowing what other people know ). Untuk mengatasinya, diperlukan manajemen kompetensi. Manajemen kompetensi dilakukan untuk membantu menempatkan seseorang yang mempunyai skill yang sesuai dengan proyek yang akan ditangani. Saat ini, manajemen kompetensi digunakan oleh beberapa perusahaan sebagai acuan untuk mengembangkan kompetensi pegawainya.
4. Pendekatan secara perlahan ke arah knowledge management .
Pendekatan perlahan ini dimaksudkan agar dapat melakukan knowledge management dengan lebih baik, bersamaan dengan waktu kerja, tidak mengubah cara bekerja, namun bisa menjadi bagian dari aktivitas harian. Contohnya adalah perubahan pada helpdesk ke seeking help, di mana pada awalnya setiap ada permasalahan selalu langsung diselesaikan oleh helpdesk . Ketika diubah, permasalahan tidak lagi langsung ke helpdesk, tetapi terlebih dulu mencari jawabannya pada dokumen FAQ yang sudah disediakan. Jika jawaban tidak ditemukan, baru kemudian melakukan request ke helpdesk .
5. Daya ingat organisasi (Organizational Memory ).
Belajar dari pengalaman, perlu memori yang kuat untuk mengingatnya kembali. Karena daya ingat individu mustahil mampu mengingat semuanya, maka yang harus dilakukan adalah menjadikannya sebagai explicit knowledge . Dengan demikian, setiap kegiatan dapat tercatat dan dirunut dengan mudah dan cepat. Terdapat minimal tiga bentuk organizational memory , yaitu;
A. Memori terdiri dari kegiatan dokumentasi dan kegiatan lain yang mendukung pengembangan program.
B. Memori terdiri dari entitas yang dikembangkan khusus untuk mendukung daya ingat organisasi
C. Gabungan keduanya.
6. Paket pendukung aplikasi knowledge management.
Paket Knowledge yang mendukung aplikasi knowledge , kebanyakan berupa aplikasi yang digunakan dalam software engineering . Aplikasi knowledge management dalam software engineering biasanya adalah hasil pengalaman dari kegiatan dalam beberapa proyek yang pernah digarap.
7. Tool berbasis knowledge management berdasarkan aktivitas software engineering yang didukungnya:
A. Interactive Domain Understanding Tools
Tool ini bertujuan membantu menyamakan persepsi antara user dengan desainer aplikasi, atau dengan kata lain melakukan transfer knowledge tentang sistem yang akan dibangun dari user ke desainer/developer. Seringkali hal tersebut dianggap remeh, sehingga ketika sebuah aplikasi dideliver , aplikasi tersebut berbeda jauh dari harapan user sehingga harus dilakukan pembongkaran total atau malah dibuang begitu saja. Dengan adanya understanding tools ini, diharapkan akan membantu memahami kondisi user atau aplikasi yang akan dikembangkan.
B. Intelligent Requirements Assistants
Digunakan untuk membantu memperoleh gambaran dan melakukan analisis kebutuhan user atas aplikasi yang sedang dikembangkan dalam bentuk yang formal.
C. Knowledge-based Program Designers
Tool dalam kategori ini digunakan untuk melakukan konversi dari fase requirement ke fase desain, termasuk di dalamnya obyek-obyek yang akan digunakan dalam pengembangan.
D. Knowledge-based Code Generators
Membantu membuat code program dari desain tingkat tinggi (high-level design ) sehingga akan sangat membantu pembuatan program. Code program yang dihasilkan akan sangat bergantung terhadap desain yang dijadikan sebagai input pada saat membuat code -nya.
E. Smart Code Analysis Tools
Untuk melakukan analisa code program, diperlukan kemampuan pemrograman yang cukup tinggi dan pengetahuan tentang manajemen kualitas software. Tool ini akan membantu melakukan analisa, testing dan pengujian kualitas program, dengan membandingkan style program yang diuji dengan style program yang diset sebagai acuan standar yang dianggap mempunyai good structure berdasarkan pengalaman sebelumnya.
F. Documentation Generators
Untuk membantu melakukan dokumentasi semua aktivitas dalam software engineering, seperti spesifikasi dan desain aplikasi. Documentation generator ini membantu mengubah tacit knowledge ke explicit knowledge.
G. Software Maintenance Tools
Tool ini membantu melakukan transfer knowledge dari desainer dan developer ke seseorang yang akan melakukan maintenance aplikasi. Salah satu contohnya adalah dengan membuat code yang konsisten antara aplikasi yang sudah dideliver dan update -nya.
H. Predictive Models and Best Practices
Dalam setiap proyek yang ditanganinya, Project Leader dapat dipastikan akan melakukan berbagai aktivitas seperti memberikan perencanaan dan berbagai keputusan. Selain itu, pengalaman juga dapat berupa situasi-situasi yang pernah dialami, cerita kesuksesan dan kegagalan, serta berbagai masalah yang dihadapi dan solusi yang dilakukan. Apabila pengalaman tersebut terdokumentasi dengan baik, maka akan sangat bermanfaat dalam proyek-proyek selanjutnya, terutama membantu mengambil keputusan dan memprediksi kemungkinan-kemungkinan yang terjadi jika sebuah keputusan telah diambil. Dokumentasi tersebut bisa dalam format teks, indexed cases, semantic networks , matriks, flowchart atau bentuk-bentuk lain yang disesuaikan dengan informasinya.
I. Process Design
Process design yang dimaksud adalah melakukan desain sebuah proses standar dalam pengembangan aplikasi berdasarkan pengalaman yang pernah dialami. Kemudian, proses standar tersebut akan digunakan dalam pengembangan aplikasi yang terus mengalami perbaikan.
8. Tool berbasis knowledge management berdasarkan fase life cycle knowledge yang didukungnya:
A. Knowledge Deployment/Application Tools
Dimaksudkan untuk membagi knowledge dalam sebuah organisasi ke setiap pegawai yang membutuhkan, pada saat proses software engineering dilakukan. Knowledge dalam sebuah organisasi dipisahkan dan didistribusikan sesuai dengan domain dari setiap task dalam software engineering , seperti desain, pengembangan dan dokumentasi.
B. Knowledge Organization Tools
Organization tools digunakan untuk memelihara knowledge , menambahkan hubungan pada setiap item knowledge ke item knowledge lainnya yang digunakan selama pengembangan aplikasi berbasis knowledge , menambahkan meta data dalam knowledge item, dan menggambarkan hubungan antara generalisasi dan spesialisasinya.
C. Knowledge Acquisition Tools
Membantu mentransfer dan mengubah pengalaman dari sumber knowledge yang bersifat tacit ke dalam gambaran knowledge yang explicit sehingga knowledge dapat digunakan secara lebih efektif.
Pertama. Carilah ruangan dan tempat duduk yang nyaman. Jika harus membuka situs yang sangat privasi, Anda dapat mencari ruangan yang aman dari gangguan anak-anak atau bahkan isteri Anda. Kemudian duduklah dengan posisi yang benar sehingga dapat mengurangi atau mencegah Anda dari kecapaian atau bahkan kelelahan pada mata. Jika perlu, Anda dapat menyiapkan makanan kecil atau kopi hangat sebagai teman “melek” namun hati-hati, jangan sampai tumpah di laptop karena bisa berakibat fatal.
Kedua. Ketika menghidupkan PC atau laptop, pastikan Anda tidak lupa untuk menscan PC atau laptop Anda dengan Antivirus terlebih dahulu. Hal ini penting dilakukan untuk mengetahui ada tidaknya “penyusup” yang bersarang di PC Anda yang Anda takutkan dapat merekam segala aktivitas Anda sehingga akan membahayakan bagi keamanan data penting milik Anda.
Ketiga. Anda dapat mengaktifkan program atau tool semacam deep freeze yang dapat mengembalikan system PC seperti sedia kala sehingga ketika system terinfeksi virus / Trojan maka setelah PC direstart, sistem akan menjadi bersih kembali seperti semula.
Keempat. Pastikan Antivirus Anda telah diupdate secara berkala karena antivirus yang terupdate akan dapat mengenali virus/Trojan yang baru sekalipun untuk kemudian dapat membersihkannya. Walaupun virus dapat Anda bersihkan atau Anda atasi namun jika benar-benar telah menginfeksi PC kita maka hal tersebut dapat menyita waktu, pikiran, bahkan biaya yang tidak sedikit. Oleh karena itu, sebelum hal tersebut menyusahkan Anda, lakukan update antivirus Anda secara berkala dan sesering mungkin.
Kelima. Gunakan firewall untuk melindungi PC dari worm, hacker jahat, Trojan, malware atau spyware lainnya. Jika Anda pengguna Windows XP (SP2), Anda dapat menggunakan fasilitas firewall bawaan Windows tersebut. Jika kurang “puas”, Anda dapat mencoba menggunakan firewall yang lain baik yang gratis maupun berbayar. Yang gratis antara lain, Comodo Personal Firewall, Sunbelt Personal Firewall, Mcafee Personal Firewall, dan masih banyak lagi lainnya yang dapat ditemukan di internet.
Keenam. Jangan pernah tertipu dengan email palsu yang mengatasnamakan website bisnis tertentu. Biasanya email tersebut menyarankan penerima email untuk mengklik link yang disertakan dalam email tersebut termasuk menyuruh Anda untuk mengisikan username & password .
Ketujuh. Jangan pernah membuka attachment email dari orang yang tidak Anda kenal karena mungkin saja attachment tersebut berisi virus atau spyware lainnya yang dapat membahayakan PC Anda.
Kedelapan. Pastikan Anda sesering mungkin mengganti password. Walaupun hacker dapat menemukan username/password Anda, namun jika Anda telah menggantinya maka hacker tersebut tidak akan dapat berbuat apa-apa. Untuk keamanan password ini, sebaiknya Anda tidak menggunakan tanggal lahir atau nama Anda sebagai password, jika perlu buatlah password sepanjang mungkin asalkan Anda dapat mengingatnya.
Kesembilan. Untuk keamanan, sebaiknya Anda mem-bookmark terhadap website-website tertentu (situs bisnis online dan sejenisnya) dan membukanya hanya melalui fasilitas Bookmark (favourite pada IE) tersebut. Hal ini dapat mencegah “jebakan” untuk “dibawa” ke situs lain yang mirip yang dapat mengecoh Anda sehingga akan membahayakan password/account pada website bisnis tertentu milik Anda.
Kesepuluh. Setelah selesai, pastikan Anda menghapus cookies dan history di browser yang Anda gunakan. Fasilitas Cookies dan history ini menyimpan jejak atau kegiatan ketika Anda berselancar di internet. Kedua fasilitas tersebut sering dimanfaatkan oleh hacker untuk mendapatkan informasi penting di PC Anda termasuk username dan password. Atau bisa juga digunakan hacker untuk menyertakan file-file di cookies dan history tersebut untuk memantau segala aktivitas Anda ketika berinternet.
1. Upgrade adalah sebuah project sehingga perlu dan harus dimanage dengan benar dan oleh yang orang tepat. Semua kebiasaan normal project management harus dijalankan, mulai dari roles dan responsibilities sampai dengan perencanaan dan penjadwalan yang detail detail. Jika kita tidak berusaha untuk memanage dengan baik, maka kita tidak akan pernah mendapatkan pengalaman yang berharga seperti project SAP upgrade.
2. Pendekatan musyawarah memang baik, tetapi perlu disadari bahwa tidak semua kasus akan berjalan baik dengan cara tersebut, sehingga tetap harus ada seorang yang disepakati sebagai Project Manager yang bertugas dalam pengambilan keputusan.
3. Fase awal dari sebuah project merupakan fase critical ketika kita mempunyai team yang besar. Problem dan issue dapat berdampak kepada banyak orang, dan delay akan sangat merugikan bagi project. Perkuat aspek pembelajaran dan penemuan selama fase assessment ketika hanya team inti yang dipakai. Pergunakan tools untuk membantu dalam mengecek program yang telah mengalami customization, lakukan functional overview, tentukan training plan, dan sebagainya. Meskipun kenyataannya scope pekerjaan cukup besar, kita tetap harus menekan unsur resiko, menekan biaya dan saling mengingatkan.
4. Perbedaan yang besar bagi end user setelah upgrade dijalankan salah satunya adalah GUI dan tampilan screen. Jika memungkinkan lakukanlah upgrade GUI jauh hari sebelum upgrade SAP R/3 dilaksanakan, supaya user dapat mengenal GUI yang baru lebih awal dan menjadikan mereka familiar.
5. Keterlibatan user sangat penting dalam project ini. Tentunya mereka ingin tahu perubahan apa saja yang terjadi dan bagaimana cara mengoperasikannya. Training bagi user bisa dilaksanakan sebelum proses upgrade dimulai, sehingga user punya banyak kesempatan untuk lebih mengenal SAP yang baru. Bahan training dapat dibuat Web Based atau memanfaatkan CBT.
6. Jauh sebelum upgrade di server production kita bisa lakukan simulasi di server lain, seperti development atau training. Hal ini sangat berguna untuk mengetahui sejak awal kendala apa saja yang mungkin timbul dan kita memiliki kesempatan untuk mencari solusinya. Disamping itu session ini sekaligus dapat dipakai untuk menghitung estimasi waktu ketika upgrade server production.
7. Berikan penekanan yang sama pada setiap area dan komponen. Pastikan semuanya mempunyai seseorang yang bertanggung jawab penuh. Business: kegiatan yang ada hubungannya dengan bisnis operasional dan organisasi. Technical: kegiatan yang melibatkan sIstem, hardware dan infrastructure IT. Functional: kegiatan yang berhubungan dengan SAP functionality. Development: kegiatan yang berkaitan dengan development program dan configuration SAP.
8. Manfaatkan berbagai tools yang dapat membantu pekerjaan project termasuk training user. Manfaatkan juga online help, e-learning di intranet, documentation tools, dan sebagainya.
9. Final cut over adalah sebuah titik balik dimana release yang lama secara resmi di-stop dan proses upgrade ke release yang baru mulai dilaksanakan. Pada saat final cut over tidak ada lagi pekerjaan-pekerjaan yang rumit seperti programming, configuration setting, atau user training. Semua team member sudah harus tahu tugasnya masing-masing apa yang harus dikerjakan.
10. Perlu diingat antara team development dan upgrade, selama project berlangsung, haruslah berada dibawah satu project management. Ketika cut over sudah ditetapkan, tidak boleh ada lagi yang namanya development, semua aktivitas development apapun bentuknya harus ditunda sampai dengan proses upgrade selesai. Hal ini untuk menghindari terjadinya inkonsistensi.
11. Dalam penyusunan activity plan harus sedetail mungkin untuk setiap task. Dan apa yang tertulis disana bukanlah hasil kemauan seseorang tetapi haruslah berdasarkan guidance yang disediakan oleh SAP. Jika terdapat program/konfigurasi yang merupakan hasil customization mesti dibicarakan bersama antara PIC setiap module. Demikian juga pada saat upgrade berjalan, pekerjaan sekecil dan semudah apapun harus mendapat persetujuan dari project manager dan dibuatkan dokumentasinya.
12. Ketika SAP mengeluarkan release yang baru, semua pengguna SAP sebenarnya dapat kita kelompokkan menjadi tiga golongan, yaitu:
(a) True believers, yaitu kelompok yang cenderung menelan mentah-mentah apa yang disodorkan oleh SAP, semuanya diterima tanpa melihat sebelumnya apakah ada manfaatnya bagi mereka, baik dari sisi cost maupun benefit bisnis
(b) Followers, yaitu kelompok latah, yang selalu ingin mengikuti mode dan trend, kadang-kadang tanpa melihat lebih jauh apa benar harus dilakukan sekarang upgrade SAP
(c) Observers, yaitu kelompok yang cenderung lebih hati-hati, wait and see, ingin melihat terlebih dahulu dampak positifnya terhadap bisnis dan ingin menunggu release baru tersebut benar-benar matang.
13. Usahakan agar down time seminimal mungkin. Misalnya jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menjalankan upgrade adalah 60 jam, sementara waktu yang diharapkan oleh operation adalah 48 jam. Lalu apa yang mesti dilakukan?. Salah satu upaya yang dapat dilakukan adalah dengan menerapkan konsep ‘bagi-bagi beban’, yaitu mengerjakan sebanyak mungkin task sebelum cut over dimulai. Atau bisa juga dengan memilih hari libur resmi. Apabila tetap tidak memenuhi batasan waktu yang disediakan, dapat mencoba menghubungi SAP untuk menanyakan tentang program CBU (customer based upgrade).
14. Hindari untuk menggunakan test data. Test data hanya bisa dipakai ketika simulasi di sandbox, tidak dianjurkan ketika melakukan upgrade server production. Hal ini untuk mengurangi kemungkinan gagalnya upgrade karena data yang digunakan untuk test tidak mewakili. Dengan real data kita dapat membandingkan outputnya antara release baru dengan yang lama. Pastikan testing juga mencakup modifikasi existing data (transaksi dan master) demikian juga adding data baru. Stress dan performance testing khususnya untuk area-area yang critical tidak bisa ditawar harus dilakukan dengan serius dan hanya akan benar hasil testnya apabila semua data sudah di-upload ke system.
15. Dengan adanya upgrade bukan berarti support sehari-hari terhadap operasional boleh terganggu. User tidak akan peduli apakah MIS sedang ada project upgrade atau tidak, yang penting ketika mereka mengalami masalah dan membutuhkan bantuan MIS, support bagi mereka tetap tersedia. Sudah menjadi tugas project manager untuk memikirkan hal tersebut, bagaimana caranya agar daily support terhadap user tetap berjalan normal. Salah satu upaya yang dapat dilakukan adalah dengan berbagi tugas, pada saat yang bersamaan ada orang yang di-assigned sebagai helpdesk dan ada pula yang bertugas di project.
16. Hindari pikiran kuno seperti sekian tahun yang lalu, dimana orang biasanya melihat project yang berkaitan dengan IT sebagai projectnya orang-orang MIS. Sebenarnya ini persepsi yang keliru. Untuk menghindarinya sejak awal harus diupayakan untuk mendapatkan dukungan dari top management dan power user. Harus dilakukan lobby untuk memperoleh business leadership dan buy-in, tidak hanya sekedar budget approval. Buatlah skenario bagaimana caranya agar project ini menjadi milik bersama sehingga harus menjadi tanggungjawab bersama pula. Libatkan beberapa user kunci dari divisi-divisi dan cabang (kalau perlu) untuk mendapatkan masukan-masukan dan menumbuhkan rasa ownership mereka.
17. Mungkin kita agak kesulitan memberi jawaban ketika ada orang yang bertanya bagaimana ROI untuk project upgrade. Mungkin pendekatan yang harus kita lakukan dalam menjawab pertanyaan tersebut adalah dengan mengajak mereka untuk melihat upgrade sebagai sebuah total cost of ownership (TCO) issue, sama analoginya dengan service berkala pada sebuah mobil yang juga merupakan bagian dari TCO mobil tersebut. Kemudian baru kita mencoba untuk melihat beberapa penghematan dan keuntungan yang secara langsung maupun tidak langsung dihasilkan dari sebuah upgrade, misalnya:
(a) Menghapuskan high-maintenance enhancement
(b) Mengurangi legacy system atau menyempurnakan interface dengan SAP
(c) Mengurangi operating cost
(d) Menaikkan efisiensi
(e) Competitive advantages
(f) Operational business benefit dengan adanya release yang baru
(g) Strategic business benefits dengan adanya new solution untuk dunia bisnis dari SAP, seperti CRM, WAS, Portal, dan lain-lain.
18. Apabila kita berkeinginan untuk melakukan beberapa penambahan yang cukup significant pada saat upgrade berlangsung, mungkin perlu difikirkan dengan matang apakah kita cukup mampu untuk memanage dengan baik. Secara teori keduanya dapat dijalankan bersamaan tetapi jika tidak dikontrol dengan baik, maka besar kemungkinan akan timbul masalah baru dan kita tidak tahu harus mulai dari mana memecahkannya. Oleh sebab itu disarankan untuk tetap memisahkan kedalam dua project yang berbeda.
19. Siapkanlah beberapa nama dari orang-orang yang kita kenal yang memiliki kompetensi SAP Basis. Sedapat mungkin adalah mereka yang sudah pernah melakukan upgrade SAP. Tidak perlu ragu untuk sewaktu-waktu menghubungi mereka untuk bertanya
20. Hindari mendiskusikan sesuatu yang sudah jelas sebelumnya atau yang secara normal memang harus demikian, hal ini hanya akan membuang-buang waktu.
Pelibatan manajemen dapat dipertinggi ketika organisasi memperoleh keuntungan dari peningkatan pengetahuan dalam organisasi. Manajemen pengetahuan (knowledge management) digunakan untuk melakukan eksploitasi dan pengembangan aset pengetahuan organisasi. Pengetahuan yang dikelola dapat bersifat eksplisist, pengetahuan terdokumentasi, dan pengetahuan subjektif. Pengelolaan mencakup semua proses yang terkait dengan identifikasi, sharing, dan penciptaan pengetahuan. Hal ini mensyaratkan suatu sistem untuk memungkinkan penciptaan dan pemeliharaan pengetahuan dan memfasilitasi sharing pengetahuan dan pembelajaran organisasi. Dengan demikian KM dapat didefinisikan sebaga proses penciptaan nilai dari aset organisasi yang intangible. Dengan cara pandang ini, merupakan pencampuran konsep-konsep dari aplikasi bidang artificial intelligence, rekayasa software, rekayasa ulang proses bisnis, perilaku organisasi, dan teknologi informasi. KM berkaitan dengan penciptaan, pengamanan, pengkomniasian, penmanggilan, dan distribusi pengetahuan yang akan memungkinkan secara bijak menggunakan lautan informasi yang dapat mempercepat pencapaian sasaran organisasi.
Ada delapan tahapan untuk pengembangan sistem KM dalam organisasi
1. Identify
Menentukan kompetensi inti, pencarian strategi, dan ranah (domain) pengetahuan yang ada dalam organisasi.
2. Capture
Memformalisasi pengetahuan yang dimiliki saat ini.
3. Select
Meneliti pengetahuan yang relevan, nilai dan keakuratan. Hal ini agar tidak terjadi konflik dalam pengetahuan di organisasi.
4. Store
Merepresentasikan memori korporasi dalam piranti penyimpan pengetahuan dengan berbagai variasi skema pengetahuan.
5. Share
Mendistribusikan pengetahuan secara automatik ke semua pengguna berbasis pada interes dan pekerjaan masing-masing. Berkolaborasi dengan pengetahuan terbaru dalam organisasi melalui team yang bersifat virtual.
6. Apply
Memanggil dan menggunakan pengetahuan dalam pengambilan keputusan, penyelesaian masalah, otomasi ataupun dukungan pekerjaan, bantuan petugas, dan pelatihan.
7. Create
Menemukan pengetahuan baru melalui penelitian, eksperimen, dan berfikir kreatif.
8. Sell
Mengembangkan dan menjual barang ataupun jasa yang berbasis pengetahuan.
1. Mendiagnosis Tingkat Knowledge Perusahaan
Perusahaan diharuskan untuk mengetahui tingkat knowledge atau kecerdasan perusahaan (corporate intelligence) untuk dapat meningkatkan laba, mindshare, kecepatan dalam inovasi dan time to market agar dapat menyingkapi setiap tuntutan perubahan yang akan terjadi
2. Mengadakan Sharing Vision secara periodic
Aktivitas sharing vision adalah menjelaskan dan mendiskusikan visi, misi dan nilai yang dianut organisasi dalam bentuk yang mudah dioperasikan oleh seluruh lapisan organisasi. Untuk menuju perusahaan yang bertumpu pada knowledge, sharing vision mempunyai penekanan membangun dan mengasah kemampuan analisis setiap pesertanya. Oleh kaerna itu data dan informasi kondisi perusahaan yang termutakhir sangat berperan dalam analisi dan keputusan tindakan selanjutnya.
3. Membentuk Organisasi Pembelajar
Jika knowledge merupakan penerapan dari informasi melalui pengalaman yang nyata, maka knowledge adalah kemampuan untuk melakukan tindakan. Belajar merupakan proses meningkatkan kemampuan untuk mengisi “amunisi” untuk bertindak dan menghasilkan sesuatu. Untuk meningkatkan inovasi melalui knowledge, diperlukan budaya organisasi untuk selalu belajar. Organisasi yang selalu belajar akan mempunyai kemampuan untuk menyelesaikan diri dengan perubahan secara lebih cepat. Penyesuaian yang cepat akan membuat perusahaan dapat mempertahankan keberadaannya diantara para pesaing.
4. Membangun Budaya Knowledge-Sharing
Dalam Knowledge Management, knowledge sharing dianggap sebagai proses berbagi pengetahuan dalam organisasi, yang paling menentukan adalah sumber daya manusia dan budaya perusahaan. Yang lainnya adalah sistem informasi dan strategi informasi serta struktur organisasi
5. Mengubah Setiap Knowledge menjadi Tindakan
Budaya organisasi pembelajar telah dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan organisasi namun akan sia-sia jika pengetahuan yang diperoleh tidak diterapkan dalam organisasi. Penerapan knowledge management dapat dilakukan dengan menyelaraskan jumlah kekayaan knowledge dengan kekayaan tindakan yang terfokus bagi pencapaian tujuan dan sasaran-sasaran organisasi
6. Mengukur Efektifitas Knowledge Management
Teknik pengukuran yang dilakukan dalam aktivitas Knowledge Management antara lain melakukan survey untuk mengetahui berapa banyak orang mendapatkan manfaat dari yang diterapkan Knowledge Management; menemukan berbagai contoh persoalan yang terjadi dalam organisasi yang akhirnya dapat dihindari atau diselesaikan dengan Knowledge Management; seberapa mudah orang dapat mengakses informasi yang diperlukan ketika bekerja
7. Melembagakan Knowledge Management
Jika Knowledge Mangement telah diterapkan perusahaan, melembagakan knowledge management baik secara formal maupun informal menjadi suatu kebutuhan. Manfaatnya adalah untuk mengorganisasi seluruh aktivitas Knowledge Management sejak strategi perencanaan, penerapan, hingga pengukuran tingkat efektifitas Knowledge Management
Recent Comments