FeraMMSi

Penerapan knowledge management dalam e-learning:

1. Identifikasi dan Analisa

            Tahapan awal dari kegiatan ini adalah kita perlu mengetahui dimana posisi organisasi atau organisasi saat ini dalam pengelolaan pengetahuan. Hal ini perlu dilakukan karena pengetahuan organisasi spesifik dan berbeda-beda untuk setiap organisasi. Pertama yang perlu dilakukan adalah identifikasi pengetahuan yang ada, baik tacit maupun eksplisit dimana pengetahuan tersebut tersimpan dan bagaimana peranan pengetahuan tersebut dalam kegiatan organisasi. Hasilnya adalah sebuah peta pengetahuan yang ada dalam organisasi. Selanjutnya melihat proses-proses, budaya dan kebiasaan yang terkait dengan pengelolaan pengetahuan dalam organisasi, misalnya training, pendidikan dan latihan, tanya jawab, budaya diskusi/debat, dsb. Kemudian melihat aktor pelaku atau bagian organisasi yang berkaitan dengan proses pengelolaan pengetahuan tersebut (bagian diklat, bagian IT, kelompok ahli, pustakawan dll). Perlu juga diketahui bagaimana karyawan dalam organisasi mendapatkan pengetahuan. Tahap selanjutnya adalah indentifikasi infrastruktur yang ada, kita perlu melihat infrastruktur apa yang telah ada, misalnya perpustakaan, intranet, media komunikasi internal, email, forum diskusi, digital library dan lain-lain. Infrastruktur ini akan digunakan untuk membangun sistem knowledge management dalam organisasi. Dari informasi-informasi tersebut akan diperoleh gambaran mengenai proses pengelolaan pengetahuan yang ada saat ini, dan infrastruktur apa yang bisa digunakan untuk membangun manajemen pengetahuan.

2. Perancangan, Penerapan, Sosialisasi, dan Evaluasi

            Tahap berikut setelah dilakukan identifikasi dan analisa adalah perancangan manajemen pengetahuan dalam organisasi. Beberapa pedoman yang bisa digunakan adalah:

• Penerapan teknologi, pada tahap awal gunakan teknologi yang tepat dan sederhana dan yang telah ada. Kemudian dapat dikembangkan lebih lanjut.
• Pendekatan top-down, dengan kebijakan, anjuran dan bottom-up dengan menggerakan karyawan melalui perubahan budaya.
• Dorong terciptanya Community of Practice.
• Bangun fasilitas untuk berbagi pengetahuan (formal maupun informal)
• Sosialisasi infrastruktur untuk dapat dimanfaatkan oleh seluruh karyawan.
• Evaluasi keberhasilan penerapan, misalnya dengan pengukuran kinerja.

3.  Tipe Kegiatan Knowledge Management

Kegiatan knowledge management dapat diklasifikasikan dalam beberapa tipe yaitu:

1. Mengumpulkan dan menggunakan ulang pengetahuan terstruktur. Pengetahuan sering tersimpan dalam beberapa bagian dari output yang dihasilkan organisasi, seperti disain produk, proposal dan laporan kegiatan, prosedur-prosedur yang sudah dimplementasikan dan terdokumentasikan dan kode-kode software yang semuanya dapat dipergunakan ulang untuk mengurangi waktu dan sumber yang diperlukan untuk membuatnya kembali.
2. Mengumpulkan dan berbagi pelajaran yang sudah dipelajari (lessons learned) dari praktek-praktek. Tipe kegiatan ini mengumpulkan pengetahuan yang berasal dari pengalaman, yang harus diinterpretasikan dan diadopsi oleh user dalam konteks yang baru.
3. Mengidentifikasi sumber dan jaringan kepakaran. Kegiatan ini bermaksud untuk menjadikan kepakaran lebih mudah terlihat dan mudah diakses bagi setiap karyawan. Dalam hal ini adalah untuk membuat fasilitas koneksi antara orang yang mengetahui pengetahuan dan orang yang membutuhkan pengetahuan.
4. Membuat struktur dan memetakan pengetahuan yang diperlukan untuk meningkatkan performansi. Kegiatan ini memberikan pengaruh seperti pada proses pengembangan produk baru atau disain ulang proses bisnis dengam menjadikan lebih eksplisit atau terbuka dari pengetahuan yang diperlukan pada tahap-tahap tertentu.
5. Mengukur dan mengelola nilai ekonomis dari pengetahuan. Banyak organisasi mempunyai aset intelektual yang terstuktur, seperti hak paten, copyright, software licenses dan database pelanggan. Dengan mengetahui semua aset-aset ini memungkinkan organisasi untuk membuat revenue dan biaya untuk organisasi.
6. Menyusun dan menyebarkan pengetahuan dari sumber-sumber eksternal. Perubahan lingkungan bisnis yang cepat dan tidak menentu telah meningkatkan kepentingan dan kesungguhan pada business intelligence system. Dalam kegiatan ini organisasi berusaha mengumpulkan semua laporan dari luar yang berhubungan dengan bisnis. Dalam kegiatan ini diperlukan editor dan analis untuk menyusun dan memberikan konteks terhadap informasi-informasi yang diperoleh tersebut.

4. Tujuan Penerapan Knowledge Management dalam e-learning

            Perangkat lunak e-learning yang dikembangkan saat ini lebih terfokus pada satu proses knowledge management yang saling terpisah, sehingga tujuan dari proses pembelajaran untuk mencapai sasaran-sasaran yang lebih tinggi untuk pengajar, pelajar atau lembaga tidak dapat mencapainya dengan baik. Pelatihan menyediakan 4 media yang berbeda pada e-learning, antara lain:

1) User Guides – Versi baru pada setiap perlengkapan tersedia atau terjadi perubahan. Pengguna menerima email dalam knowledge management menganggap perubahan dan upgrade untuk mendownload versi terakhir pada guidelines

2) FAQ – Dokumen FAQ diciptakan berdasarkan pertanyaan yang diterima dari user dan mengirimkan kepada advisor dan refleksi kebutuhan dan feedback user

3) Computer Based Training – dikembangkan oleh tim knowledge management dan disimpan pada sistem management learning pada komunitas management pada pelatihan yang tersedia untuk semua orang dan dapat didownlod dimanapun

4) Digital Library – Ketika perlengkapan kurikulum mendukung fungsi kelas, perlengkapan digital library fokus pada penempatan sumber daya. Setiap fungsi mendukung fase ekplorasi dan koleksi pada pencarian informasi. Perlengkapan digital library membantu user menemukan informasi yang benar. Fitur digital library meliputi search, browsing dan discovering special collections atau exhibit. Search dan browsing digunakan untuk mengalokasikan sumber daya dan mengeksplore topic yang berelasi. Koleksi-koleksi yang special atau berisi material organisasi yang merepresentasikan sebuah ciri khusus untuk menarik user

5) Discussion forum – memotivasi pengguna untuk mendiskusikannya secara lebih spesifik dan terstruktur setelah mendapatkan topic yang menarik bagi anggota user. Dengan discussion forum maka penciptaan pengetahuan secara semi terstruktur.

Dengan menggunakan knowledge management, dalam e-learning dimungkinkan terjadinya suatu pengetahuan baru karena terjadinya forum atau linkage antara pimpinan, pejabat fungsional, karyawan, pemakai, lembaga swasta atau industri dan seterusnya sehingga terjadi proses sosialisasi dari tacit ke tacit. Selain itu juga terjadi proses articulation yaitu konversi dari tacit ke explicit, serta proses internalization yaitu konversi dari explicit ke tacit. Knowledge management membangun repository pembelajaran secara terpusat.

5. Strategi Untuk Mengelola Pengetahuan

            Dalam praktek knowledge management di lapangan terdapat dua buah strategi knowledge management yang sangat berbeda. Kedua strategi tersebut adalah :

1. Strategi Kodifikasi

            Pada strategi kodifikasi, pengetahuan dikodifikasi, didokumentasikan dengan baik, dan disimpan ke dalam database sehingga dapat diakses dan digunakan berulang-ulang oleh siapapun dalam organisasi tersebut. Komputer membantu komunikasi antara individu-kedokumen. Untuk itu diperlukan sebuah sistem yang mirip dengan perpustakaan tradisional, yang menyimpan dokumen elektronik dengan fasilitas search engine yang bagus. Strategi ini biasanya dipakai oleh organisasi yang menjual produk yang standard dan umum

2. Strategi Personalia

            Strategi Personalia, pengetahuan disebarkan melalui kontak individu-ke-individu. Fungsi utama komputer hanyalah untuk membantu mereka berkomunikasi seperti melalui email, chatting, video conferensi, lalu meeting. Untuk itu diperlukan sebuah sistem  pencarian data keahlian (expertise directory) sehingga setiap individu bisa menghubungi individu lainnya dengan informasi kontak yang disediakan. Strategi ini biasanya dipakai oleh organisasi yang memberikan solusi sangat costumized kepada setiap permasalahan yang unik. Sebuah organisasi tidak bisa menggunakan kedua strategi sekaligus dengan proporsi yang sama juga tidak bisa hanya menggunakan salah satu strategi saja. Strategi yang tidak sesuai dengan budaya dan kehidupan bisnis organisasi juga akan menghasilkan kegagalan bisnis organisasi juga akan menghasilkan kegagalan besar dalam menerapkan knowledge management

Pendahuluan

            Pada era informasi memunculkan karakteristik masyarakat informasi dimana keberadaan informasi menjadi sangat penting dan menjadi salah satu kebutuhan pokok bagi setiap orang. Bagi masyarakat informasi banyak aspek kehidupan sangat bergantung kepada informasi. Tanpa informasi, kehidupan masyarakat informasi tidak akan berjalan sesuai dengan yang diharapkan, dan didalam melakukan setiap kegiatannya, masyarakat informasi akan selalu membutuhkan informasi dan semakin menuntut informasi yang cepat, aktual, akurat, dan relevan. Informasi tersebut senantiasa mengisi segala aspek kehidupan, mulai dari lingkup individu, keluarga, sosial, hingga lingkup kelompok dan organisasi. Begitu pula bagi suatu organisasi, apapun jenis organisasinya, informasi merupakan salah satu jenis sumber daya yang paling utama. Karena informasi, orang-orang di dalam suatu organisasi memutuskan untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu, sehingga informasi menjadi penuntun bagi siapapun saat melakukan aktivitas keorganisasian. Dari sinilah kemudian muncul apa yang dinamakan pengetahuan.

            Pengetahuan dari organisasi dapat menjadikan organisasi tersebut memahami tujuan keberadaannya. Diantara tujuan yang terpenting adalah bagaimana organisasi memahami cara mencapai tujuannya. Organisasi-organisasi yang sukses, adalah organisasi yang secara konsisten menciptakan pengetahuan baru dan menyebarkannya secara menyeluruh didalam organisasinya, dan secara cepat mengadaptasinya kedalam teknologi dan produk serta layanan mereka. Melihat perannya yang begitu penting bagi suatu organisasi, maka semua pengetahuan yang dimiliki oleh suatu organisasi harus dikelola dengan baik, sehingga pengetahuan tersebut dapat berperan optimal untuk organisasinya. Bentuk dan kemampuan organisasi dalam mengelola pengetahuan sangat mempengaruhi kualitas pengetahuan yang dihasilkan dan juga akan mempengaruhi kualitas hubungan atau integrasi di antara komponen-komponennya.

            Sehubungan dengan paparan tersebut, akhir – akhir ini banyak organisasi yang telah menjadikan knowledge management sebagai salah satu strategi untuk menciptakan nilai, meningkatkan efektivitas dan produktifitas organisasi, serta keunggulan kompetitif organisasi. Mereka mulai menerapkan manajemen pengetahuan dalam rangka peningkatan kinerja usaha dan daya tahan organisasi mereka. Dalam lingkungan yang sangat cepat berubah, pengetahuan akan mengalami keusangan oleh sebab itu perlu terus menerus diperbarui melalui proses pembelajaran.